Vad är en administrativ assistent?

En administrativ assistent har många av samma uppgifter som en sekreterare, inklusive att skriva, arkivera, svara på telefoner och ta anteckningar vid möten.Utöver detta kan han eller hon också övervaka logistiken för ett kontor, samarbeta med handledare om viktiga projekt och övervaka sekreterare.Även om det krävs lite formell utbildning för att arbeta i denna position, kan verkställande assistenter eller de som arbetar inom specialområden behöva ytterligare utbildning.

Uppgifter

Uppgifterna för en administrativ assistent går ofta långt utöver sekretariatsuppgifter och inkluderar hantering av logistiska saker för kontoret, som att beställa leveranser, hantera e -post och pappersarbete som går in och ut ur verksamheten och samordna människors scheman.I många fall är han eller hon en källa till information med allmänheten, och som sådan fungerar ibland som Companys möter.Vissa äldre assistenter övervakar också juniorassistenter eller sekreterare, i vilket fall de kan behöva göra periodiska resultatrapporter eller presentationer.Många människor i denna position hjälper också till att utbilda ny personal, särskilt om de kommer att göra administrativa uppgifter.En administrativ assistent behöver också viss praktisk kunskap, till exempel hur man arbetar med en mängd olika kontorsutrustning.

Färdighetsuppsättning

Människor som arbetar i denna position måste vara extremt bra med detaljer och kunna hantera många uppgifter samtidigt, eftersom de ärOfta ansvarig för flera människors scheman och kan övervaka framstegen för flera projekt på en gång.De borde också vara bra med människor, eftersom jobbet kräver mycket interaktion med människor på kontoret såväl som kunder.Att kunna göra domsamtal och arbeta självständigt är också en viktig del av jobbet, eftersom den administrativa assistenten är den person som sannolikt kommer att veta vilka dokument som är viktiga och vilka som kan kasseras, vilka e-postmeddelanden som kan hanteras på kontoretNivå och som måste vidarebefordras till övre ledningen och hur man arbetar med kommandokedjan för att få saker gjort.Ovanpå allt detta måste administrativa assistenter vara artikulerade, bra på att skriva och bra med teknik, eftersom de ofta krävs för att svara på post, korrekturläsningsdokument och arbeta med databaser.

Specialiteter

Administrativa assistenter kan specialisera sig i en specifikavdelning i en organisation, som mänskliga resurser eller IT, även om detta är vanligare i större organisationer.Exekutiva administrativa assistenter arbetar bara med övre ledning i ett företag.De kan vara ansvariga för en pool av människor, eller kanske bara arbetar med en.I båda fallen är assistenten ansvarig för att kontrollera tillgången till cheferna, göra resor och konferensarrangemang och interagera med leverantörer, chefer från andra företag och styrelseledamöter, utöver de regelbundna administrativa uppgifterna.Generellt sett, ju högre upp verkställande direktören, desto mer färdigheter och erfarenhet av assistenten.

Dessutom kan administrativa assistenter specialisera sig inom vissa områden, som medicin eller lag.Förutom de normala uppgifterna som är förknippade med denna position utför han eller hon också uppgifter som är specifikt relaterade till det området.Till exempel kan en juridisk assistent också undersöka rättsliga prejudikat och hjälpa till att förbereda informationsmöten, medan en medicinsk assistent vanligtvis behöver veta om försäkringsfakturering eller labbrutiner.Vissa människor gör också detta jobb hemifrån via telefon och internet, i vilket fall de kallas virtuella administrativa assistenter.

Utbildning

I många fall kan en person börja arbeta i det här jobbet med en gymnasieexamen och lite utbildning i affärs- och datorkunskaper.För specialiserade positioner, till exempel på ett medicinskt eller juridiskt kontor, måste hon känna till ordförrådet specifikt för den positionen.Ett certifikat från ett utbildningsprogram, en associerad examen eller certifiering genom en erkänd organisation kan alla hjälpa när jagT kommer att bli anställd eller befordrad.