Vad är kontraktshantering?

Termen kontraktshantering används vanligtvis vid upphandling eller inköpsavdelningar.Som en del av upphandlingsavdelningens ansvar förhandlar chefen, accepterar och tecknar avtal med leverantörer av varor och tjänster till organisationen.Kontraktshantering är processen att säkerställa att leverantören hedrar sina förhandlade kontraktsvillkor.Även om upphandlingens roll i förhandlingsprocessen är en väsentlig del av en kostnadshanteringsprocess, är kontraktshantering där de faktiska besparingarna antingen uppnås eller missas.

Effektiva avtalshanteringspraxis resulterar i lägre driftskostnader, effektiva tjänster och en starkareFörhandlingsposition under nästa förhandlingsrunda.Kontraktshantering inkluderar att säkerställa kontraktsöverensstämmelse, fungera som den primära kontakten för frågor relaterade till service- och tvistlösning, samt hantering av eventuella betalningar eller klausuler som förhandlas in i kontraktet.I allmänhet kan kontraktshantering delas upp i tre huvudområden: trösklar, rabatter och prestandaklausuler.

Tröskel är en term som används för att definiera specifika mål för dollarutgifter, transaktioner eller köpta enheter.Dessa trösklar är vanligtvis bundna till dollarrabatter på inköpspriset och är ofta baserade på antalet beställningar som erhållits inom en viss tidsperiod.Som en del av förhandlingsprocessen används trösklar ofta för att kräva ännu djupare rabatter än leverantören normalt skulle ge.När volymen ökar har leverantören motivation och kapacitet att sänka priset, eftersom kostnaderna minskar.

Rabatter används som belöning eller incitament för leverantören för att uppfylla specifika mål.Till exempel kan ett bageri förhandla om att köpa en specifik mängd mjöl under en viss tidsperiod.Eventuella ytterligare, icke-schemalagda förfrågningar som är slutförda inom en viss tidsperiod är berättigade till en rabatt till leverantören.Fakturan är för standardbeloppet, men rabatten beräknas och betalas tillbaka till leverantören som en belöning för att tillgodose ett omedelbart behov.Denna flexibilitet finns ofta i tidskänsliga miljöer, där kontraktet är för ett standardleveransschema, men ytterligare flexibilitet behövs för att uppfylla affärskraven.

Prestationsklausuler är baserade på mätbara artiklar som är avgörande för verksamheten.Vanliga klausuler är baserade på leverans inom en viss tidsram, fakturering inom ett fastställt datumintervall, uppfyllande av leveransdatum för benchmark och procentsats av slutförande för byggprojekt.Syftet med en prestandaklausul är att ställa in en accepterad mätmetod mellan leverantören och kunden.Dessa klausuler är ofta bundna till påföljder eller belöningar, beroende på branschen.

Effektiv kontrakthantering innebär daglig aktivitetsspårning, prestationshantering och uppföljning med leverantören.Endast genom en aktiv kontrakthanteringsprocess kan företaget hävda eventuella förmåner som ingår i kontraktet.Dessa fördelar kan inkludera klausuler om tidig frisläppande, ytterligare betalningsminskningar och andra påföljder.