Hur skriver jag en ersättningspolicy för utgifterna?

En återbetalningspolicy kan vara ett viktigt dokument och kräver därför planering och tydlighet.Det bör inkludera de typer av utgifter som kommer att ersättas och de som inte kommer att göra det.Du bör ange vem policyn gäller och alla individer vars utgifter utesluts.Maximala ersättningar bör beskrivas och det bör klargöras vilken dokumentation som behövs för återbetalning.Tidsramen för inlämning av dokumentation bör inkluderas tillsammans med tidsram och sätt på vilket återbetalningar kommer att göras.

Om du har ansvaret för att skriva en kostnadsåterbetalningspolicy, gör det mycket noggrant.Slösa misstag kan vara kostsamma för ditt företag eller för individer som har gjort utgifter med förväntan på att återbetalas.Det är därför det är av största vikt att villkoren är tydliga för alla, inklusive dig.

Till att börja med bör du producera en lista som beskriver vilka utgifter som är återbetalningsbara och vilka inte.Denna övning hjälper dig att effektivisera din återbetalningspolicy.Du kanske inte kan lista alla berättigade och oberättigade objekt i det slutliga dokumentet, men informationen som du tillhandahåller bör lämna lite fråga om vilken kategori de flesta utgifter kommer att falla in i.

Nära början av återbetalningspolicyn du bör beskriva tillsom det gäller.Det kan finnas vissa typer av utgifter som du vill göra endast tillgängligt för vissa individer.Till exempel kan ledningen kvalificera sig för återbetalning av kostnader för att äta middag med kunder och underhålla dem, men du kanske vill begränsa deras assistenter till återbetalningar endast för måltider.Situationer som detta kan hanteras effektivt på ett av två sätt.Du kan antingen specifikt ange vem varje del av policyn gör och inte avser, eller så kan du organisera dokumentet i avsnitt som specifikt gäller för varje grupp.

Maximala kostnader för specifika typer av utgifter måste tas upp.Om detta inte görs kommer resultatet sannolikt att vara en hel del förvirring och kanske betydande ekonomiska förluster.I händelse av att maximalt måste fluktuera under vissa omständigheter bör det sätt på vilket detta kommer att hanteras.Till exempel kan du ställa in en maximal återbetalning av dagliga utgifter för affärsresor, men beloppet kan behöva ökas när du reser till vissa internationella städer.

Det är mycket viktigt för ersättningenbehövs för att kostnaderna ska vara berättigade.Du kanske helt enkelt vill ha kvitton, eller så kanske du vill ha kvitton med detaljerad information som klienten som kostnaden gäller och varför kostnaderna var nödvändiga.Du kanske vill att alla utgifter skickas på ett speciellt formulär.Oavsett ditt beslut, se till att denna information tydligt kommuniceras.

Dessutom måste du ange tidsfrister eller regelbundenhet för att skicka ut kostnader för återbetalning.Policyn bör kommunicera vad som kommer att hända om den här tidsramen inte respekteras.Individer bör också göras medvetna om när och hur de kommer att ersättas.