Vilka är de bästa tips för kvittonhantering?

Kvittonhantering bör börja med engagerade ansträngningar för att säkerställa att alla dokument är korrekta och fullständiga.Sedan bör ett beslut fattas om var posterna kommer att hållas.När det finns ett angivet område för kvitton bör de sorteras i huvudkategorier och underkategorier.För att förenkla processen kanske individer vill överväga att konvertera pappersregister till digitala filer.

Individer bör inse hur viktig kvittonhantering är och hur kostsamt det kan vara om uppgiften försummas.Med tanke på denna betydelse är det första steget i att hantera kvitton att se till att de är fullständiga och korrekta.Detta är särskilt viktigt när dokumenten är handskrivna.Skattemyndigheter och arbetsgivare tenderar att kräva detaljerad information om en post ska betraktas som giltig.

Kvittonhantering skiljer sig från att hålla kvitton.När en person bara har en vana att behålla dessa dokument, kan hon slarvigt placera några på en plats och andra på olika platser och bara runda upp dem när det behövs.Att hantera kvitton innebär att dokumenten hålls på organiserat sätt på en enda plats.

En av de första rekommendationerna för att organisera kvitton är att separera dokument enligt deras relevans.Till exempel kan en person behöva hålla kvitton för personliga transaktioner, arbetsutgifter och hennes egna småföretagskostnader.I fall som detta bör hon behålla tre olika filer.För att förenkla frågor läggs de till varje fil, de bör placeras i underkategorier.Till exempel bör bränsleintäkter och underhållningskvitton hållas separata.

Ett sätt att drastiskt förenkla mottagningshanteringen är genom att skanna dem till en dator och underhålla digitala poster.Att göra detta regelbundet gör det till en mycket mindre svår uppgift än det kommer att vara om en bunt med dokument samlas och måste skannas på en gång.En annan fördel med digital hantering är att varje post kan ges taggar, vilket gör att de hänvisar till dem mycket enklare.Eftersom det alltid finns möjligheten att något kan hända med en persondator, är det bäst att se till att dessa filer säkerhetskopieras.

Individer utan tid, kunskap eller tålamod att konvertera sina papperskvitton till digitala poster kanske vill viljaÖverväg dokumenthanteringstjänster.Denna typ av tjänsteleverantör accepterar i allmänhet kvitton i flera format och de kommer att skanna och organisera dem för sina kunder.Innan du betalar för denna typ av tjänst är det dock bäst att se till att de parter som uppgifterna måste delas med kommer att acceptera dem i detta format.