Vilka är de olika typerna av små kontantförfaranden?

Små kontantförfaranden upprättas av företag eller andra organisationer för att hantera små mängder kontanter.Kallas en små kontantfond, används dessa kontanter för att göra små inköp i stället för att skriva en check eller använda ett företagskreditkort.Ett företag kommer att tilldela en vårdnadshavare vars jobb det är att se till att alla pengar redovisas genom ett kvitto eller annan lämplig dokumentation.

Vanligtvis mindre än $ 250 US -dollar, en liten kontantfond möjliggör användning av kontanter för små inköp ellerÅterbetalningar utan den besvärliga processen att skriva en check.En liten kontantfond kan också ersätta behovet av att utfärda företagets kreditkort till flera personer som gör små inköp.Detta minskar i sin tur ansvar för företaget.

Om en små kontantfond inte redan är fastställd, måste små kontantförfaranden upprättas för att säkerställa att alla pengar spåras och övervakas korrekt.Ibland görs regelbundna rutinköp som faller under ett visst dollarbelopp och gör det därför ineffektivt att skriva en check för ersättning.I så fall bör man närma sig en chef eller controller för ett företag för att inrätta en små kontantfond.

Om en liten kontantfond redan finns är det viktigt att ha rätt små kontantförfaranden för att spåra pengarna.Detta händer på två sätt: ersättning eller förskottsbetalning.Återbetalning inträffar när ett köp redan har gjorts och en person skickar in ett kvitto eller annan dokumentation för att få tillbaka för pengar.En förskottsbetalning inträffar när kontanter betalas ut för ett köp som ännu inte har gjorts.I det här fallet bör en kupong eller annan dokumentation införas i småfonden vid tidpunkten för utbetalningen.Denna kupong kommer att visa vem som betalade ut pengarna såväl som vem som fick pengarna, tillsammans med datum, syfte och annan relevant information.Kupongen förblir i småfonden tills ett kvitto returneras till vårdnadshavaren.

Förvaringsmedlet för småfonden är vanligtvis fastställda i små kontantförfaranden.Detta är vanligtvis en viss position, som kontorschef, som tilldelas skyldigheten.Förvaringsinstitutet ansvarar sedan för hela små kontantfonden.Vid varje given tidpunkt måste beloppet i små kontantfonden plus kupongerna vara lika med det totala ursprungliga beloppet för fonden.

Detaljerade små kontantförfaranden är avgörande för att spåra pengar inom småfonden.Detta beror på att när det finns kontanter finns det en potential för missbruk.En liten kontantfond bör ofta övervakas av en handledare för att fånga avvikelser eller potentiella problem.