Vilken information ingår i en huvudbok?

En huvudbok används av många företag för att hjälpa till att balansera konton och hålla reda på pengar och utgifter, och många artiklar ingår i en sådan huvudbok.Vanliga transaktioner, som att ta pengar till eller från en bank eller använda pengar för att betala anställda, registreras i en huvudbok som krediter och debiteringar.Tillgångar som värden av maskiner och annan utrustning registreras också, och personen som kontrollerar huvudboken kan ändra värdet på tillgångar när tiden fortskrider så att de förblir korrekta.Datum läggs till i varje objekt, eftersom detta hjälper verksamheten att hålla reda på när transaktioner äger rum, för att säkerställa att det inte finns något internt bedrägeri eller att stjäla.Beskrivningar läggs också till i varje transaktion, så alla som tittar på boken kommer att veta vad pengarna användes för eller hur de kom in i verksamheten.

Det främsta skälet till att använda en huvudbok är att spela in transaktioner.Detta inkluderar alla pengar som kommer in eller kommer från verksamheten.Transaktioner kan förknippas med uttag eller insättningar som gjorts i en bank, betala anställda, driftskostnader och räkningar, fakturabetalningar och försäljning och avkastning inom verksamheten.De flesta bokar har separata kolumner för debiteringar och krediter, men vissa har en enda kolumn och författaren måste lägga till ett plus- eller minusskylt för att beteckna om pengar kommer eller går.

De flesta företag har tillgångar, till exempel utrustning eller lager, ochTillgångarnas värde registreras i en huvudbok.När tillgångarna förändras i värde kommer den person som ansvarar för boken ofta att notera dessa skillnader.Till exempel, när utrustningen åldras, sjunker dess värde och denna nedgång kan markeras i huvudboken.Att spela in värdet på tillgångar hjälper ett företag att veta hur mycket solida pengar det har.

Datum kan verka obetydliga, men en huvudbok används för att skapa en revisionsspår, så de är vanligtvis mycket användbara.Om det finns bedrägliga transaktioner kan någon kontrollera datumen för att se när falska transaktioner inträffade.Detta hjälper också verksamheten att förstå finansiella trender, och denna information kan tillämpas på framtiden.

Ett annat objekt som vanligtvis läggs till i en huvudbok är en beskrivningskolumn.Att ha en stor lista med krediter och debiteringar kan vara svårt att följa, särskilt om läsaren inte vet vad varje transaktion är till.Att lägga till en beskrivning gör det lättare att granska huvudboken, och läsaren kommer också att veta exakt vad pengarna används för.