Vad är ett debiteringsmemo?

Även känd som en debiteringsanteckning är ett debiteringsmemo en typ av redovisningsdokument som används för att identifiera ett belopp som debiteras till ett kundkonto.I vissa fall är memo ett internt dokument som gör det möjligt att upprätthålla en register över avgifter på och konto som ännu inte har fakturerats.Vid andra tillfällen tjänar ett debiteringsmemo en funktion som liknar det för en faktura, vilket gör att kunden kan använda dokumentet som grund för att skicka in en betalning.

När det används som ett internt dokument kan ett debiteringsmemo användas för att tillämpa avgifter på ett kundkonto som ännu inte har fakturerats.Detta kan inkludera den aktuella användningen som har inträffat sedan det senaste faktureringsförklaringen.När processen för att förbereda en faktura för den senast stängda perioden börjar, kommer alla memos som skapats sedan det senaste stängningsdatumet användas som dokumentation för att stödja radpunkterna på den nya fakturan.Även om debiteringsmemoet i det förflutna endast hölls som en papperskopia, möjliggör vissa redovisningsprogramvarusystem i dag skapandet av ett elektroniskt memo som kan nås och användas för att fylla detaljerna på en kundfaktura.

Som ett ersättningsdokument för en faktura kan debiteringsmemo användas som ett sätt att justera saldot på ett konto när en tidigare uppkommande avgift är avstängd fakturan av någon anledning.Till exempel, om den särskilda prissättningen utvidgas till en klient via ett kontrakt bör löpa ut, och detaljerna i faktureringssystemet inte uppdateras, är det möjligt att en faktureringsperiod kommer att faktureras till de äldre och inte längre tillämpliga priserna snarare än denStandardpriser för levererade varor och tjänster.När detta är fallet kan företaget välja att utfärda ett debiteringsmemo och vidarebefordra en kopia till klienten, justera saldot på den fakturan och be om att återstoden av betalningen ska anbuds inom en viss tidsperiod.

Precis som ett kreditmemo ofta används för att göra någon typ av justering i saldot som kommer på ett kundkonto genom att ta bort en del av de ackumulerade avgifterna, kan ett debitmemo användas som mekanism för att lägga till avgifter som har fastställts tillansöka till den kunden.Den faktiska detaljerna i memoet kommer att variera baserat på företagets policy och hur nära allmänt accepterade redovisningsprinciper följs, men dokumentet kommer sannolikt att inkludera all information som krävs för att så småningom skapa en rad på en faktura.Dessutom räcker debiteringsmemo -detaljerna för att spåra transaktionens historia från den tidpunkten för avgiften uppstår hela vägen till faktureringsdatum.