Vad är ett små kontantkvitto?

Varje kvitto för tillfälliga utgifter som en anställd använder för att få ersättning kan betraktas som ett små kontantkvitto.De flesta kontor och avdelningar har det som kallas en liten kontantfond inbyggd i sina budgetar.Omständigheterna under vilka anställda kan använda pengarna i en liten kontantfond varierar, men för det mesta täcker fonden mindre kontantutgifter, till exempel parkering för ett möte utanför platsen, kontorsmaterial eller porto.Anställda som har dessa utgifter måste spara sina kvitton, fylla i en liten kontantkupong eller glida och skicka båda tillsammans till budgetchefen för återbetalning.

Små kontantfonder är nästan allestädes närvarande i affärer.Även om en avdelningsbudget förmodligen kommer att täcka de flesta större utgifter, kan det vara nästan omöjligt att förutsäga alla de mindre utgifterna som kommer att uppstå under den vanliga kursen att göra saker.De flesta anställda kommer vid någon eller annan tidpunkt att betala ur fickan för vissa arbetsrelaterade kostnader.När detta händer kan ett små kontantkvitto säkerställa snabb återbetalning.

Varje företag strukturerar sitt små kassasystem lite annorlunda.Vissa fastställda listor över godkända småutgifter, medan andra lämnar diskretion för enskilda chefer.I nästan alla fall måste dock en anställd presentera ett kvitto för återbetalning.Små kontantkvitto måste vanligtvis visa både en specificerad beskrivning av alla inköp samt det totala beloppet, vilket gör att budgetansvariga kan bekräfta att (a) utgifterna är kvalificerade och (b) återbetalningsbeloppet är detsamma som det faktiska beloppet som spenderas.Ett utskrivbart små kontantkvitto, som kan utfärdas för ett online -köp, är vanligtvis acceptabelt, liksom en kopia av ett originalkvitto.

I stora företag måste de anställda som söker ersättning vanligtvis inte bara lämna in ett små kontantkvitto, utan också en små kontant ersättningskupong.Kupongen måste lista anställdens namn, hans eller hennes avdelning, det totala beloppet som ska distribueras och en finansieringskod.Koder korrelerar vanligtvis med typen av kostnader och mdash;till exempel parkering eller måltider.I vissa inställningar betraktas dessa kuponger internt som sin egen typ av småkvitton.De är vanligtvis tillgängliga online från ett budgetkontors webbplats eller kan skrivas ut från en avdelningar intranät.

För det mesta kommer budgetchefen eller kassören att registrera alla små kontanttransaktioner i ett kontors små kontantbok.Den här boken är i huvudsak en bok för att hålla reda på småfondens saldo.Alla små kontantkvitto eller kuponger som lämnas in lagras vanligtvis med huvudboken vid revision.