Vad är en separation av uppgifter?

Separation av uppgifter är användningen av flera personal för att utföra uppgifter för att begränsa chansen för bedrägeri, stöld och fel.Genom att dela upp en uppgift i komponenter som hanteras av olika personal kan ett företag förhindra oönskade aktiviteter och utöva bättre kvalitetskontroller.Detta kan vara utmanande hos ett litet företag där bemanningen kan vara för begränsad, men hos stora företag kan det vara en kritisk del av ett säkerhetsprogram.I vissa regioner kräver lagar specifikt separationen av uppgifter för känsliga uppgifter;I ett särskilt viktigt exempel kan kaptenen på ett fartyg inte lansera kryssningsmissiler utan att följa en mycket specifik och separerad kommandokedja.

På en arbetsplats där separering av uppgifter används bryts uppgifterna i tre olika faser.I den första fasen måste någon godkänna en aktivitet, som att utfärda en dator till en ny anställd eller generera lönecheck.I den andra fasen behöver någon faktiskt utföra uppgiften;En medlem av datoravdelningen tillhandahåller till exempel en dator till personalen och personalens undertecknar för det.Slutligen involverar den tredje komponenten revision för att se till att uppgiften utfördes på lämpligt sätt.

attAnställda som ansvarar för tillstånd kan faktiskt inte utföra aktiviteter, vilket begränsar chansen där anställda kan ta sitt eget initiativ för att göra saker som att samla in pengar från företaget.Att hålla revision separat innebär att innan en anställd ska kunna tillåta en uppgift måste en anställd se till att det är lämpligt, eftersom revisoren kommer att flagga om det finns ett problem.På samma sätt innebär att separera revisorer och personer som slutför uppgifter att en separat anställd undersöker påståenden om felaktigt genomförda uppgifter och regelbundet granskar uppgiftsprestanda för att se till att inga anställda presterar utanför deras uppgifter. För redovisning är separering av uppgifter är att separera uppgifter ärkritisk.Detta begränsar chansen för ekonomiskt bedrägeri och ger också en mekanism för att fånga fel;Personen som skär lönecheckar, till exempel, kan be om bekräftelse på en ovanligt stor eller liten check.Underhåll av redovisningsintegritet är viktigt för företag i alla storlekar och att separera uppgifter gör det enklare att granska och kontrollera redovisningssystemet. Detta är också viktigt för allmän säkerhet, säkerhet och prestanda.Separation av uppgifter spelar en roll på fabriksgolvet, i militära operationer och i aktiviteter som informationssäkerhet.Om ett företag har några situationer där en enda person kan göra något och se till att det gick oupptäckt, representerar detta ett säkerhetshot och kräver en utvärdering för att se om det är möjligt att sätta upp separering av uppgifter.