Vad är en ansvarsfull plan?

En ansvarsfull plan är en mekanism för återbetalning av anställda som har arbetsrelaterade utgifter.Om planen administreras korrekt hanteras den på ett speciellt sätt för skatter.För både arbetsgivare och anställda finns det distinkta fördelar med att inrätta ersättningar enligt en ansvarsfull plan.Det är emellertid viktigt att vara medveten om att de utgifter som krävs enligt planen är föremål för granskning, eftersom skattemyndigheterna är försiktiga med affärskostnader som används för skatteavdrag.

Enligt en ansvarsfull plan, när anställda spenderar pengar på arbetsrelaterade leveranseroch aktiviteter och arbetsgivaren kompenserar dem, pengarna anses inte vara en del av de anställdas inkomst, och den anställde betalar inte skatter på den.Arbetsgivaren behandlar utgifterna som ett skatteavdrag.För båda parter kan detta arrangemang vara mycket fördelaktigt.Utan en ansvarsfull plan skulle arbetsgivaren behöva behandla ersättningar som lön för skatteändamål, och arbetstagaren skulle behöva betala skatt på dem.

Tre egenskaper måste vara närvarande för att något ska vara en ansvarig plan.Den första är att anställda måste ersättas för utgifter som är tillåtna.Att betala för ett hotellrum under en konferens skulle vara ett exempel på en legitim affärskostnad.Att köpa biljetter till en pjäs på konferensen skulle dock inte räkna under den ansvariga planen såvida inte att delta i stycket krävdes av ett arbetsskäl.

Det måste också finnas en metod för loggning och rapporteringskostnader enligt den ansvariga planen.Detta inkluderar att skicka in kvitton och noggrant dokumenterade kostnader, loggning av körsträcka, producera kreditkortsuttalanden för att visa vilket kreditkort som användes för att betala för en kostnad och så vidare.Slutligen, om arbetsgivare får överskottsbetalningar, som till exempel om en anställd får kontanter i förväg för en resa, måste de extra pengarna returneras i rätt tid.Dokumentationen som den anställde bevarar bör visa att medel var kvar.

I huvudsak följer utgiftsplanen utkostnader samma regler som människor måste följa när de tar avdrag för utgifter som de personligen har.Kostnaderna måste vara legitima och dokumenterade, med ett tydligt spår av information som visar var, när, hur och varför pengar spenderades.Skattemyndigheterna kan välja att granska denna information och de kan besluta att vissa av de påstådda utgifterna inte är legitima och inte borde ha klassificerats enligt den ansvariga planen.Människor kan undvika pappersproblem och minska risken för revisioner genom att konsultera en revisor för att ta reda på mer om tillåtna utgifter.