Vad är en kostnadsrapport?

En utgiftsrapport är ett dokument som beskriver utgifter som uppkommit under en viss tid eller när du utför ett specifikt jobb eller uppdrag.En kostnadsrapport kan vara ganska bred, ibland täcker hela avdelningar inom ett företag, eller rapporterna kan individualiseras, tillämpas på endast en anställd och uppgift.För det mesta används utgiftsrapporter för att dokumentera utgifter som blir nödvändiga medan anställda arbetar utanför den normala kontorsmiljön.I de flesta fall granskas utgiftsrapporter av avdelningschefer och vidarebefordras sedan till redovisning.

Ibland används utgiftsrapporter uteslutande i syfte att ersätta anställda.Detta gäller en anställd som är utanför kontoret och måste använda sina egna medel för affärsrelaterade utgifter.För att få ersättning förväntas den anställda vanligtvis lämna in en utgiftsrapport och bifoga kvitton som bekräftar utgifterna.

Vissa anställda får kostnadskonton.Detta är en förutbestämd summa pengar som står till deras förfogande för användning när de är borta från kontoret, men bedriver arbetsrelaterade aktiviteter.Anställda med kostnadskonton, även om de inte använder sina egna pengar, är fortfarande vanligtvis skyldiga att lämna in en utgiftsrapport för att dokumentera sina utgifter.I många fall hålls utgiftskontonfonder på ett företagskredit eller betalkort som utfärdas till den enskilda anställda.

Måltider, lämnas ofta in på kostnadsrapporter.Detta gäller särskilt med anställda vars jobb kräver att de reser eller tillbringar mycket tid bort från kontoret.Anställda som arbetar i försäljning tillbringar ofta mycket tid på vägen, och i många fall ersätter arbetsgivarna dem för måltider medan de reser.Andra fall där måltider kan betraktas som en kostnad inkluderar måltider där faktiska verksamheter diskuteras eller i fall av klientunderhållning. Andra typer av utgifter som ofta dyker upp på en kostnadsrapport inkluderar logi, bensin och tvättstjänster.Transportkostnader, som flygbiljetter, tågpriser och biluthyrning är också ofta dokumenterade.Vanligtvis kan de flesta typer av varor eller tjänster som krävs medan en anställd håller på att bedriva verksamhet vara berättigad till ersättning. De flesta företag övervakar noggrant utgiftsrapporter.De letar efter spikar i utgifterna eller andra indikationer på att en anställd kan missförstå medel.I vissa fall kan arbetsgivare sätta utgiftsgränser för vissa artiklar.Till exempel kan den anställda ha ett mössa på hur mycket pengar som kan spenderas per natt för logi.Alla medel som spenderas utöver den tilldelningen skulle vara anställdas ansvar.