Vad är kontantkontroll?

Kontantkontroll är en process som används för att verifiera den fullständiga karaktären och exakta inspelningen av alla kontanter som tas emot, liksom eventuella kontantutbetalningar som äger rum.Som en bred princip om ansvarsfull finansiell redovisning sker denna process i alla miljöer där varor och tjänster köps och säljs.Som sådant använder företag, ideella organisationer och hushåll alla sina grundläggande principer.

För att fullt ut förstå kontantkontroll är det bra att förstå vad som menas med kontanter, när det gäller finansiell redovisning.Tillsammans med att hänvisa till valuta och mynt förstås denna term också att inkludera former av ekonomiskt utbyte som penningorder, kreditkortsintäkter och checkar.I huvudsak betyder alla typer av finansiella utbyten som omedelbart förhandlas fram om ett fast värde.

Kontantkontroll innebär kompetent att hantera alla dessa typer av finansiella instrument genom att upprätthålla ett exakt spårningssystem som står för både mottagande och utbetalning av kontanter.Att utforma denna process är thpically inte svårt, och det finns några grundläggande element som kommer att införlivas i processen, oavsett om förfarandet används i hemmet eller på en kontor eller affärsmiljö.

Först, alla transaktioner relaterade till kontanterMåste dokumenteras och spelas in omedelbart.Den periodiseringsmetoden för redovisning, där intäkter och utgifter registreras när de uppkommer, snarare än när de tas emot eller betalas, används inte.Varje kontantkvitto registreras vid mottagning, medan varje utbetalning anges vid den tidpunkt då betalningen släpps.Detta dokumentationssätt kräver endast några grundläggande mallar som kommer att registrera nödvändiga uppgifter.För hemmet kan ett kontrollkonto användas för att spåra alla kontanter som deponeras på ett gemensamt konto för hemmet, och checkbokregistret kan fungera som det grundläggande dokumentet som håller reda på de inkommande och utgående transaktionerna.

Nästa, fasta förfaranden kräver att det finns flera, men begränsade, individer som har tillgång till kontanter, som tjänar två syften.För det första kan människor hållas ansvariga för hur kontanter hanteras.För det andra, att ha minst två personer övervakar processen hjälper till att säkerställa att viktiga transaktioner kan äga rum när som helst, även om en individ inte är tillgänglig av någon anledning.

Kontantkontroll kräver också att dokumenten relaterade till uppgiften hålls åtskilda frånDen fysiska platsen för kontanterna.Med andra ord, den redovisningsbok som används för att registrera kontanttransaktioner bör inte förvaras i kassaskåpet med valuta, postorder och kontroller.Denna enkla försiktighetsåtgärd hjälper till att säkerställa att uppgiften att ändra de fysiska bevisen relaterade till kontanter i handen är svårare och därför minimerar chansen att stöld inträffar.