Vilka är de bästa tips för dokumentformatering?

Dokumentformatering kan ibland vara mycket transparent för en användare, och andra gånger kan det vara mycket frustrerande.Ett sätt att uppnå bra formateringsresultat med minimal ansträngning är att vara mycket bekant med programmet som används.Ett annat tips är att hålla formateringen så enkel som möjligt och tänka utöver den grundläggande funktionaliteten för de tillgängliga verktygen så att de kan användas till sin fulla potential.Att känna till målet för det formaterade dokumentet, vare sig det är en skrivare, handhållen enhet eller webbsida, kan hjälpa till att undvika dokumentformateringsmekanismer som kanske inte översätter till slutmediet.Att förstå aspekter av hur dokumentet kommer att användas kan hjälpa till att definiera objekt, till exempel bilder, så det ser professionellt ut och har utmärkt kvalitet när man matar ut dokumentet.

Kunskap om hur dokumentredigeringsprogramvaran fungerar är avgörande för att använda till och med måttligt dokumentformatering.Det som kan verka som en enkel uppsättning verktyg kan bli allt mer komplexa eftersom deras interaktion med texten och varandra börjar ge oförutsägbara resultat.Textförpackning, linjepauser, lager och insatta föremål som kalkylarkceller kan alla kastas av särskilda stilar eller element.Formateringen kan till och med vara perfekt tills antingen exporteras eller skickas till en skrivare.Att veta hur och varför ett program fungerar som det gör kan eliminera mycket av denna frustration.

Det är viktigt att designa dokumentformatering med slutresultatet.Det finns litet syfte att använda färgklippkonst i dokument som kommer att skrivas ut i svartvitt.Vissa komplexa formatering, särskilt länkade objekt mellan Office Suites, kanske inte översätter väl till en Hypertext Markup Language (HTML) -fil.Elektroniska böcker, rapporter eller marknadsföring av broschyrer har alla specifika krav för sin formatering som kan ändra mängden innehåll och natur i designen.Att använda mallar eller planera utformningen av ett dokument innan du börjar kan spara tid och förhindra problem.

Oftast är enkel dokumentformatering den mest effektiva.Komplexa layouter som involverar ramar eller tabeller som är kapslade i andra tabeller kanske inte görs korrekt via en annan enhet eller program.På samma sätt är det aldrig en bra idé att använda enskilda utrymmen för formatering.Formateringsverktygen i redigeraren bör användas eftersom de var avsedda för formatering, utan genvägar, för att säkerställa den högsta chansen för felfri produktion.

Utveckla dokumentformatering och innehåll måste gå hand i hand, även om de bör planeras ut innanflyttar till redaktören.Att skapa formatering i farten kan få en användare att förlora den större designen.Att försöka skapa innehåll för formatet medan du hoppar från ett element till ett annat kan leda till fel eller pauser i formateringen.Med en solid plan för dokumentformatering och innehåll på plats i förväg kan det slutliga resultatet slutföras inom minimala problem.