Vad är en mjuk kopia?

En mjuk kopia är en elektronisk kopia av ett dokument.Det står i kontrast till en papperskopia, ett dokument tryckt på papper eller ett annat medium.Mjuka kopior är enkla att överföra, distribuera, dela och manipulera mdash;Alla potentiella nackdelar eller fördelar, beroende på det inblandade dokumentet.De kan också användas för att generera papperskopior genom att skriva ut en kopia av dokumentet.Många papperslösa eller lågavfallskontor förlitar sig starkt på mjuka kopior för att kommunicera och dela information.

Mjuka kopior kan vanligtvis öppnas i en mängd olika ordbehandlingsprogram.För extra säkerhet kan ett dokument sparas i ett endast läsformat.Detta gör att människor kan se det, men inte ändra den mjuka kopian.I de fall som människor är oroliga för att data ändras eller manipuleras av personer som har tillgång till filen kan detta vara användbart.Vissa program upprätthåller också förändringsloggar, vilket gör att människor kan spåra ändringar som gjorts i dokumentet, återgå till dem om det önskas att återställa dokumentet till en föregående punkt.

Personer med mjuka kopior kan skicka dem via e -post, överföra dem över ett nätverk eller sättadem på en skiva eller bärbar hårddisk att dela.Denna mängd olika tekniker för distribution kan vara användbara och kan göra det möjligt för kontor att eliminera utgifter som faxmaskiner och kurirer.Mjuka kopior har i allmänhet inte riktigt samma lagliga ställning som hårda kopior på grund av potentialen för förändring, men de kan användas för de flesta aktiviteter på ett kontor, inklusive saker som att skicka mjuka kopieringsutkast till ett kontrakt fram och tillbaka för redigering och godkännande, med människor som granskar papperskopian noggrant innan de undertecknar för att se till att den innehåller de ändringar de vill ha.

Mjuka kopior kan också användas för saker som presentationer, med människor antingen distribuera dokumentet elektroniskt så att alla har en kopia eller visar det på deten skärm vid en presentation eller händelse.Möjligheten att göra redigeringar upp till sista minuten kan vara användbar för människor som vill ha tid att göra sina presentationer perfekt och som kan behöva göra sista minuten -ändringar för att tillgodose förändrad information och andra frågor.Lärare lagrar ofta klassrumsmaterial i mjuk kopieringsform så att de lätt kan ändra dem och återanvända dem för lektioner.

För kontor där utrymme är ett stort hänsyn, kan man helt eller främst ge betydande fördelar.Människor kan granska material i mjuk kopia och undvika generering av stora volymer papper som kommer att kräva lagring.Om säkerhet är ett problem kan elektroniska säkerhetsåtgärder upprättas för att ge så mycket skydd som möjligt till mjuka kopior.Detta kan inkludera verktyg som fjärrkontroller för att spara kopior i händelse av bränder, virus och andra problem.