Vad är dataklassificering?

Dataklassificering består av att analysera och kategorisera en organisations datatillgångar med målet att bestämma lämplig åtkomst, lagring och behålla.Det är en disciplin inom det bredare området för datahantering.Dessutom är det en del av Information Lifecycle Management (ILM).

Som en del av ILM hjälper dataklassificering en organisation att förstå olika aspekter av dess uppgifter, som inkluderar säkerhets-, juridiska och efterlevnadskrav, affärsbehov, tillgänglighetsbehov och dessnuvarande position.Efter att de olika aspekterna av uppgifterna har förståtts kan en policy som är lämplig för dess säkerhet och behålla implementeras.Klassificeringsprojektet bör genomföras av affärsprocessägarna och juridiska och efterlevnadsrepresentanter i samarbete med Information Technology (IT) avdelningen.Även om programverktyg är tillgängliga för att hjälpa till med insamling och analys, är processen för dataklassificering främst manuell, och det kan vara tidskrävande.

Data anses vara en av två typer: strukturerade eller ostrukturerade.Strukturerad data finns vanligtvis i databaser.Det är ofta organisationsspecifik information, som anställd, kund- och produktregister.Vanligtvis kan informationen inte nås direkt, men den måste nås via ett applikationsprogrammeringsgränssnitt (API).Ostrukturerade data finns i elektroniska eller pappersdokument, e -postmeddelanden eller andra typer av fritt formulärinnehåll, som kan inkludera ljud- och videofiler.

Dataklassificering kan gynna en organisation på flera sätt.Bevis på förekomsten av en policy och anslutning till politiken kan krävas för att uppfylla regeringsreglerna kring hantering av finansiella eller känsliga uppgifter.Skatterättskrav är ett exempel på dessa förordningar.Dataklassificering kan gynna en organisation vid laglig rättegång, eftersom lämplig dataklassificering, tillsammans med en implementerad ILM -policy, säkerställer att de uppgifter som krävs enligt rättstvisten är tillgängliga och att främmande data inte är tillgängliga.Organisationen kan skyddas från handlingarna från missnöjda anställda eller anställdas misstag genom att på lämpligt sätt klassificera och begränsa tillgången till äganderätt, mycket konfidentiella och topphemliga uppgifter.

Några andra fördelar med dataklassificering inkluderar potentiell minskning av säkerhetskopierings- och lagringskostnader eftersom data inte kommer att upprätthållas längre än de behöver vara.Datalagringsmedier bör också matchas med dess tillgänglighetskrav.Med andra ord, data som behövs omedelbart måste finnas på en lagringsenhet som gör det möjligt att komma åt den omedelbart, till exempel en nätverksserver.Data som inte behövs omedelbart kan lagras på en enhet som inte ger omedelbar åtkomst, till exempel digitalband.

Förutom att uppfylla kraven på juridiska och efterlevnad kan förståelse av uppgifterna ge andra viktiga fördelar.Organisationen som har analyserat och klassificerat sina uppgifter kan mer effektivt kunna bryta denna information för beslutsfattande eller marknadsföringsändamål.Denna mer effektiva användning av data kan leda till förbättrad lönsamhet.