Vad är Document Imaging -programvara?

Dokumentavbildningsprogramvara är en applikation som används i dokumenthantering för att konvertera pappersdokument till digitalt format.Skannrar används för att mata in dokumentinformation, och sedan namnger Document Imaging -programvaran vanligtvis och sparar dokumenten, använder optiskt teckenigenkänning (OCR) för att göra dem sökbara och redigerbara och arkiverar dem.Dokumentavbildningsprogramvara kan integreras med flerfunktionella kringutrustning (MFP) så att programvaran kan hantera dokument när de skannas.

Ofta innehåller dokumentavbildningsprogramvara inbyggda funktioner för att effektivisera och kontrollera redigeringen av lagrade dokument.Vissa applikationer inkluderar möjligheten att kolla in ett dokument för att säkerställa att endast en användare kan redigera ett dokument åt gången.Programvaran kan också underlätta godkännandeprocesser så att ändringar inte tillämpas på dokument förrän specificerade administratörer godkänner dem.

Programvaran kommer vanligtvis med sitt eget grafiska användargränssnitt för lagring och lokalisering av filer.Gränssnitt kan inkludera drag-and-drop-kapacitet och ibland integrera sökmotorer som liknar de som används för att söka på internet så att användare snabbt och enkelt kan hitta filer.Dokument som lagras i programvaran kan skrivas ut, mailas och digitalt faxas.En del programvara gör det möjligt för användare att kommentera dokument med inbyggda kommentarfunktioner.

Dokumentavbildningsprogramvara innehåller ofta förmågan att integrera dokument med andra program.Dokument kan sparas i bärbart dokumentformat (PDF) och Microsoft Kontorskompatibla format och bilder kan exporteras i format som JPEG och TIFF.Data kan också kopieras och klistras in i ordbehandlingsdokument och kalkylblad.

Många företag använder dokumentavbildningsprogramvara för sina säkerhetsfunktioner.Användare kan tillåtas eller nekas åtkomst till vissa filer baserade på användarbehörighetsnivå, och filer kan låsas för redigering, eller redigeringar kan kräva godkännande innan de tillämpas på dokument.Förutom att tillhandahålla säkerhet genom att kontrollera åtkomst till och ändra dokument, ger dokumentavbildningsprogramvara affärssäkerhet eftersom digitala filer, till skillnad från pappersdokument, enkelt och regelbundet säkerhetskopieras.Detta gör det möjligt för företag att skydda dokument vid katastrofala händelser som eld eller översvämning.

Digital avbildningsprogramvara har också flera andra fördelar.Förutom att tillhandahålla ökad säkerhet sparar digitala filer lagringsutrymme.Datorfiler är lättare tillgängliga och enklare att dela än pappersdokument, särskilt för stora, spridda arbetsgrupper.Programvara som inkluderar automatisk arkiveringsfunktion kan också spara administrativa kostnader.Eftersom de flesta dokument i slutändan används elektroniskt, ger arkivering och lagring av dem i elektroniskt format kontinuitet, konsoliderar arbetsflöden och sparar tid.