Vad är online -dokumenthantering?

Online -dokumenthantering är en tjänst som gör det möjligt för människor att se, dela, ändra och kontrollera dokument online.Ett antal företag erbjuder online -dokumenthanteringstjänster, och vissa företag skapar sina egna system för internt bruk.Vissa tjänster är gratis, medan andra tar ut avgifter för att upprätthålla tjänsten och för att ge extra fördelar och tjänster.Det är inte ovanligt att företag erbjuder en serie kontorsrelaterade tjänster med online-dokumenthantering så att människor kan komma åt allt de behöver på ett ställe.

Det finns ett antal orsaker till att människor kanske vill få tillgång till dokument online online.En av de vanligaste orsakerna är önskan att ha ett virtuellt kontor.Med ett virtuellt kontor är någon inte bunden till en specifik plats eller dator;Det är möjligt att logga in var som helst i världen för att se dokument online.Dessutom kan människor dela sitt virtuella kontor, som till exempel när en redaktör arbetar med en klient i ett annat land.Klienten kan publicera dokument online för visning och modifiering av endera parten, ett mycket mer effektivt tillvägagångssätt än postdokument eller e -post till dem.

Online -samarbete är också enklare med online -dokumenthantering.Vissa företag har produkter som har utformats specifikt för att underlätta samarbetsarbete, vilket gör att flera personer kan logga in på ett dokument på en gång, göra ändringar och lägga till kommentarer.Lagring av elektronisk dokument kan också vara användbar som ett säkerhetsåtgärd, vilket säkerställer att om dokumentet skadas i andra format och platser kommer det fortfarande att finnas tillgängligt online. Det är möjligt att offentliggöra online -dokument.Människor tillhandahåller ibland CV, urklipp och liknande dokument i ett delat format så att potentiella kunder och intresserade medlemmar i media enkelt kan komma åt dem.Å andra sidan kanske människor som arbetar med ett konfidentiellt projekt föredrar ett lösenordsskyddat område för sina dokument för att säkerställa att de inte ses av obehörig personal.Människor kan vanligtvis justera sekretessinställningarna, inklusive vem som får se dokumentet när som helst. Personer som är intresserade av online -dokumenthantering kan tjäna från ett antal tjänster.Det är viktigt att tänka på vilka typer av funktioner som kan önskas innan du registrerar dig med en tjänst, och det kan också vara klokt att fråga andra människor som kommer att arbeta med samma dokument om de har en preferens.Till exempel kan någon redan ha ett prenumeration på en tjänst och föredrar att arbeta med den snarare än att prenumerera på en annan tjänst.