Vad är upphandlingsprogramvara?

Det finns två huvudtyper av upphandlingsprogramvara: elektronisk upphandling eller logistikhantering.Upphandlingsprogramvara är vanligtvis en del av en Enterprise Resource Planning (ERP) lösning eller bokföringspaket.De flesta mjukvaruleverantörer erbjuder en helt integrerad lösning som innehåller inköpsaktiviteter i bokföringssystemet.Fördelen med denna typ av programvara är förmågan att exakt rapportera om alla ekonomiska åtaganden när som helst.

Upphandling eller inköp är all aktivitet som avser förvärv av varor och tjänster för användning av verksamheten.Ett standardupphandlingssystem gör det möjligt för användare att skapa inköpsrekvisitioner, varorkvitton, inköpsorder och fakturor.Varor returnerar, kreditmemos och leveransbekräftelse är alternativ som ofta ingår i denna typ av programvara.Den bästa upphandlingsprogramvaran inkluderar betydande rapporteringsfunktioner, automatiserade godkännandearbetsflöden och spårning av åtaganden.

Elektronisk upphandling, eller e-upphandling, är en upphandlingsprogramvara som används för att köpa varor från andra leverantörer via sina webbplatser.Vanligtvis loggar användaren in i en intern elektronisk upphandlingslösning ansluten till bokföringsprogramvaran.Användaren kan välja från en lista över godkända leverantörer och bläddra bland sina kataloger för produkter.När du väljer produkterna noteras artiklarna i den elektroniska upphandlingsprogramvaran.

Användaren är skyldig att tilldela de interna kontona till artiklarna i kundvagnen.Den interna godkännandeprocessen utlöses sedan, vanligtvis med automatiska e -postmeddelanden eller relaterade verktyg.Vid godkännande skickas en elektronisk inköpsorder till leverantören.När artiklarna tas emot, loggar användaren tillbaka i det elektroniska upphandlingssystemet för att behandla varors kvitto.

Den elektroniska faktureringsprocessen gör det möjligt för godkända företag att skicka in sina fakturor direkt till kunden elektroniskt.De flesta system har en automatisk process för att säkerställa att endast beställningar som har mottagits lämnas in för betalning.Andra företag kräver att varje faktura ska granskas manuellt och godkännas innan de behandlas för betalning.

Elektronisk upphandlingsprogramvara har upplevt en enorm tillväxt under de senaste fem åren och förväntas fortsätta växa.Det finns betydande besparingar för institutioner som genomför elektronisk upphandling.Besparingarna är båda hårda dollarbesparingar på grund av den minskade tiden för att bearbeta fakturor och mjuka dollarbesparingar på grund av minskad personal som krävs för att bearbeta en beställning.Standardupphandlingsprogramvara är en vanligt förekommande kontrollmekanism för att spåra utgiftsaktiviteten och övervaka de priser som leverantörerna debiterar, samt för att säkerställa att policyn följs.