Hur skriver jag ett faxomslag?

Ett fax är det förkortade slangordet för fax.Det är ett dokument som överförs av en faxmaskin över telefonlinjer.På grund av faxformatets datakomprimerande karaktär bör faxskyddet vara textuellt, tydligt och kortfattat skrivet och inkludera den mest grundläggande viktiga informationen om faxet.Du kan använda ett ordbehandlingsprogram på en dator för att skapa ett anpassat faxomslag eller dra nytta av de många tillgängliga mallarna på internet.

Ett fax skannas genom din faxmaskin och överförs till dina korrespondenter faxmaskin.Till exempel kanske du skickar ett fax till ett stort företag, där ett antal anställda antagligen delar samma faxmaskin på kontoret.Faxskyddsarket är därför extremt viktigt vid detaljerna om vem som ska ta emot faxet och sammanfatta innehållet i faxet.Detta säkerställer att faxet distribueras till lämplig part i den mottagande änden.

Vem som helst kan skrapa en handskriven anteckning på ett pappersark och skicka det som ett faxskyddsark.Ett professionellt faxskyddsark använder emellertid en skrivmaskin eller datorns ordbehandlare för att skriva ut ett snyggt och organiserat omslagsark.Information bör vara kort och exakt med få eller inga bilder eller främmande grafik som försenar överföringstiden.Överst på täckningsbrevet under från anger vanligtvis avsändarnas information, till exempel namn, adress, e -postadress, telefonnummer och faxnummer.Dessa data visas ungefär som returadressen på ett kuvert, staplat med avsändarens namn på den första raden, adressen på andra och tredje raden och så vidare.

Under informationen från informationen som visar information om faxmottagare, vanligtvis listade om eller som mottagare.I likhet med från informationen bör mottagarinformationen innehålla mottagarnas fulla namn, adress, e -postadress, telefon- och faxnummer samt annan relevant kontaktinformation.Det är viktigt att inkludera mottagarna fullt namn och, om möjligt, annan identifierande information, till exempel kontoravdelning eller förlängning.Detta undviker förvirring på mottagarna slut om företaget till exempel har tre John Browns som arbetar på samma kontor.Att inkludera kontoravdelningen och annan identifierande information hjälper kontoret mer exakt att bestämma mottagaren och hjälper till att säkerställa att ditt fax tas emot av rätt person utan förseningar.

Slutligen bör faxskyddsbrevet innehålla en mycket kort sammanfattning av relevanta detaljer som ingår i faxets kropp.Om faxet innehåller information om en elektronisk ordning för servicdelar för en gräsklippare, bör faxskyddsbrevet kortfattat ange att i syftet med faxet och den allmänna informationen.De flesta faxskyddsark och mallar ger ett utrymme för denna information, under detaljer eller meddelande.Information i detta avsnitt är vanligtvis begränsad till en eller två meningar och bör vara så kortfattade som möjligt.

När faxskyddet har skrivits skriver ut arket på datorskrivaren.Faxbladen korreleras sedan med faxskyddet ovanpå.När det är dags att skicka ett fax, skicka först faxfölden och de detaljerade faxbladen i ordning efter täckarket.