Vad är en åtföljande konsol?

En åtföljande konsol är ett gränssnitt som används av en receptionist eller kontorist för att dirigera inkommande samtal.Många telefonsystem använder automatisering för den här funktionen med en auto-utbud, men vissa företag föredrar att ha en levande människa som den första kontaktpunkten för potentiella kunder.Andra kan vara för små för att betala för ett automatiserat system och behöver sin sekretariatspersonal för att kunna hantera inkommande samtal.Storleken och komplexiteten på en åtföljande konsol kan variera.

När ett samtal kommer in i ett centralt utbyte som ett receptionistskrivbord kan receptionisten svara och bestämma arten av samtalet för att ta reda på vart den behöver gå.Vissa receptionister kan hantera grundläggande frågor för att rensa samtal snabbt, vilket kan minska samtalsbelastningen för annan personal.Om personen som svarar på samtalet inte kan hantera det är det nödvändigt att vända sig till den åtföljande konsolen för att överföra den på lämpligt sätt.

Den åtföljande konsolen berättar för receptionisten som är tillgänglig.Om någon är fri kan receptionisten överföra samtalet, eller kan surra det personliga kontoret för att bekräfta att det är acceptabelt att vidarebefordra samtalet.Receptionister kan också överföra samtal till röstmeddelanden, antingen på begäran eller för att någon är upptagen.Ett annat alternativ är att parkera, där receptionisten placerar den som ringer i väntan på att vänta på att en linje ska rensas.Skyddskonsoler kan också möjliggöra lappning i trevägssamtal, konferenssamtal och så vidare.

Historiskt sett var skötande konsoler fysiska konsoler med knappar mottagare som användes för att överföra samtal och göra andra ändringar i systemet.Vissa krävde manuell växling, medan andra tillät en tekniker att programmera systemet för att dirigera samtal på lämpligt sätt.Moderna skötande konsoler har ofta den form av datorprogramvara som receptionisten kan använda för att styra telefonlinjerna.Programvaran kan också ta över för automatisering när en receptionist inte är tillgänglig eller verksamheten är stängd.

Snabb och lämplig routing av telefonsamtal kan vara viktig för kundservice.Människor som kallar ett företag kan förvänta sig att besvaras av en person och vidarebefordras genom ett system av liveoperatörer.Den åtföljande konsolen skapar en mekanism för hantering av samtal så snabbt och effektivt som möjligt.Det kan också vara användbart för en receptionist som behöver hålla koll på vem som är på kontoret och vad de gör, eftersom ett datorsystem kan göra det möjligt för arbetare att sätta en status som "ut till lunch" eller "i ett möte" somReceptionist kan använda för att avgöra om och när människor är tillgängliga.