Vad är dokumentavbildning?

Dokumentavbildning är ett viktigt inslag i att göra affärer idag.Som ett sätt att skapa elektroniska kopior av viktiga papper, diagram och bilder hjälper dokumentavbildning till att säkerställa att affärspapper kan sparas och arkiveras säkert.Här är grunderna som är involverade i dokumentavbildning, inklusive lagring och distribution av de sparade bilderna.

Pappersdokumentavbildning är mycket enkel.Allt som verkligen krävs är en kvalitetsskanner, en USB -kabel för att ansluta skannern till en dator och sedan skanna programvara som gör att den sparade bilden kan namnges och lagras.Medan dokumentskannrar brukade vara något dyra, finns enheter av god kvalitet idag till mycket rimliga priser.Detta möjliggör dokumentavbildning för både företag och i hemmet.

När programvaran har laddats på hårddisken och skannern känns igen av systemet, placera enkelt dokumentet med ansiktet ner på skannerskärmen och tryck på startknappen för att initiera skanningen.Arbetar på ett sätt som liknar en kopieringsmaskin och skapar skannern en bild av dokumentet och arbetar från ena änden till den andra.När sidan är klar är det möjligt att använda programvaran för att namnge det skannade dokumentet och sedan lagra det på datorns hårddisk.Alternativt kan det skannade dokumentet laddas på en CDR eller laddas upp till en server för lagring och hämtning.

Fördelar med dokumentskanning är rikliga.En, att skapa en elektronisk kopia av värdefulla dokument säkerställer att även om originalet går förlorat kan det återskapas genom att skriva ut den elektroniska kopian.För det andra kan värdefulla arkiv från tidigare år fångas och bevaras, eftersom dokumentavbildning skapar en kopia som inte försvinner, gult med åldern eller blir spröd över tiden.Till sist gör dokumentavbildning det mycket enkelt att dela kopior av pappersdokument med avlägsna platser.

Till exempel, om en säljare är ute i landet och måste se en kopia av ett klientavtal, finns det inget behov av att samla ut kostnaderna för att göra en papperskopia och skicka den av en budtjänst.Istället kan det skannade dokumentet helt enkelt mailas eller placeras i ett nätverk som associerat kan komma åt.Det som brukade ta dagar nu tar bara några minuter att åstadkomma med dokumentavbildning.

Dokumentavbildning har förändrat hur många företag lagrar viktiga dokument, samt gjort det mycket lättare att hämta data vid behov.Oavsett om dokumenten består av bilder, kontrakt eller byggande scheman, är bilderna av viktiga artiklar bevarade och tillgängliga närhelst de behövs.