บุคคลผู้เชี่ยวชาญและทีมงานเขียนและเชื่อมโยงงานโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานฟรี ในขณะที่ซอฟต์แวร์การจัดการงานฟรีส่วนใหญ่มีคุณสมบัติที่คล้ายกันคุณลักษณะบางอย่างมีความสำคัญมากกว่าเมื่อค้นหาโปรแกรมที่ต้องการดาวน์โหลด ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญของงานซึ่งอาจดูเหมือนพื้นฐานเป็นสิ่งสำคัญมากและอาจไม่สามารถใช้ได้ในทุกโปรแกรมฟรี จำนวนงานทั้งหมดที่สามารถบันทึกได้ในคราวเดียวอาจเป็นการตัดสินใจระหว่างซอฟต์แวร์การจัดการงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ความสามารถในการจัดทำรายงานโครงการและส่งออกข้อมูลไปยังโปรแกรมอื่น ๆ จะเป็นประโยชน์สำหรับมืออาชีพและทีมที่จำเป็นต้องดำเนินโครงการที่แตกต่างกันอย่างต่อเนื่อง
การจัดลำดับความสำคัญเป็นหน้าที่ของซอฟแวร์ที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่รับอนุญาตเพราะสิ่งที่มันทำคือเปลี่ยนสีของงานเขียนบันทึกย่อใกล้งานหรือวางงานตามลำดับชั้นจากมากไปน้อย เมื่อโครงการหรืองานประจำวันต้องเสร็จสิ้นการจัดลำดับความสำคัญจะช่วยให้ผู้ใช้วางแผนงานของเขาหรือเธอในแต่ละวันและจะช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าต้องทำอะไรทันที นี่เป็นคุณสมบัติพื้นฐานและซอฟต์แวร์การจัดการงานฟรีส่วนใหญ่จะรวมไว้ด้วย แต่บางโปรแกรมจะเสนอคุณสมบัตินี้ในโปรแกรมรุ่นที่ต้องชำระเงินเท่านั้น
ลูกค้าที่พบบ่อยที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการงานฟรีคือคนไม่ว่างที่มีภารกิจมากมายในการวางแผนและประสานงาน ซึ่งหมายความว่าจำนวนงานทั้งหมดที่สามารถบันทึกได้ครั้งเดียวในซอฟต์แวร์การจัดการงานจะมีความสำคัญอย่างยิ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องประสานงานกับคนหลายคน ยิ่งสามารถบันทึกงานได้มากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น บางโปรแกรมจะสามารถบันทึกรายการหรือสามารถจัดระเบียบงานเป็นแผนผังต้นไม้ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบงาน
เมื่อมองไปที่โครงการขนาดใหญ่อาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่จะรู้จักใกล้ชิดเขาหรือเธอกำลังจะจบโครงการ คุณสมบัติการรายงานในซอฟต์แวร์การจัดการงานฟรีจะสร้างรายงานตามจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์และใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ คุณลักษณะการรายงานขั้นสูงจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มปัจจัยอื่น ๆ ลงในรายงานทำให้แม่นยำ
ความสามารถในการส่งออกงานไปยังโปรแกรมอื่นเช่นสเปรดชีตหรือโปรแกรมปฏิทินจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานต่าง ๆ ในงานได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บถาวรงานได้หากจำเป็น การส่งออกไปยังอุปกรณ์พกพาจะได้รับความช่วยเหลือโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ค่อยได้อยู่กับที่
