ฉันจะปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้อย่างไร?

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการที่สำคัญไม่ว่าจะเป็นสำหรับบุคคลหรือองค์กรเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุงได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพสูงสุดลดของเสียทั้งในเวลาและทรัพยากรและปรับปรุงขวัญกำลังใจวิธีการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อาจเป็นเรื่องง่ายพอ ๆ กับการระบุและกำจัดเวลาที่สูญเปล่าหรือซับซ้อนเช่นเดียวกับการตรวจสอบและเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดและ/หรือทำให้อัตโนมัติทั้งหมดหรือบางส่วนไม่ว่างานหรือกระบวนการขนาดใหญ่จะคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามในการดำเนินการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์คือการระบุและกำจัดของเสียสถานที่ทำงานที่ทันสมัยได้คุ้นเคยและพึ่งพาอีเมลการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการส่งข้อความวิธีการสื่อสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์เพื่อประหยัดเวลา แต่พวกเขาสามารถนำไปสู่การมีข้อมูลที่ไร้ประโยชน์มากเกินไปและเสียเวลาคุณสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายๆโดยการกำจัดหรือ จำกัด การส่งข้อความทันทีและการส่งข้อความและโดยการตั้งค่าความคาดหวังที่สมเหตุสมผลทางอีเมลการตอบสนองหรือตอบกลับอีเมลทันทีที่พวกเขาเข้ามาอาจเป็นเวลาการตั้งค่าหลายครั้งในระหว่างวันที่ทุ่มเทให้กับการอ่านและการตอบอีเมลจะช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และผลผลิตของคุณ

การหยุดชะงักเหล่านี้เป็นเพียงไม่กี่คนที่สามารถหยุดเวิร์กโฟลว์ได้งานหรือกระบวนการใด ๆ จะดำเนินไปได้ดีขึ้นและต่อไปด้วยช่วงเวลาที่เหมาะสมที่อุทิศให้กับมันแทนที่จะพยายามทำมันทีละน้อยการจัดสรรไว้แม้กระทั่ง 20 หรือ 30 นาทีเพื่ออุทิศให้กับงานหรือกระบวนการเดียวจะช่วยให้คุณก้าวย่างได้ดีในการเพิ่มผลผลิตและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การมุ่งเน้นไปที่งานเฉพาะสำหรับบล็อกเวลาที่ค่อนข้างสั้น แต่ไม่หยุดชะงักสามารถเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

สำหรับขั้นตอนที่ซับซ้อนมากขึ้นและองค์กรขนาดใหญ่นั้นต้องใช้วิธีการที่เป็นระบบมากขึ้นในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์กระบวนการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการแบ่งเวิร์กโฟลว์ออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ จำกัด และวิเคราะห์งานที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนหลักการที่สำคัญที่สุดสองประการที่สามารถมอบหมายให้แต่ละขั้นตอนคือความรับผิดชอบและระบบอัตโนมัติบุคคลหรือนิติบุคคลเดียวจะต้องรับผิดชอบอย่างสมบูรณ์ในการบรรลุแต่ละขั้นตอนซึ่งจะช่วยลดการชี้ด้วยนิ้วและการผัดวันประกันพรุ่ง

ส่วนต่อไปคือการถามว่าขั้นตอนสามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติหรือไม่ส่วนใดส่วนหนึ่งของกระบวนการที่สามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์โดยนำบุคลากรออกจากสมการเป็นขั้นตอนสำคัญในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์หลังจากวิเคราะห์แต่ละขั้นตอนแล้วความรับผิดชอบได้รับมอบหมายและงานได้รับการอัตโนมัติเมื่อเป็นไปได้กระบวนการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะได้รับการปรับปรุงมาก

ขั้นตอนในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับสามัญสำนึกและเทคนิคการจัดการแบบดั้งเดิมความท้าทายคือการแบ่งเวิร์กโฟลว์ออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้จากนั้นปรับปรุงแต่ละขั้นตอนที่เกี่ยวข้องด้วยวิธีนี้คุณสามารถกำจัดของเสียเวลาและผลผลิตสูงสุดและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์