รายงานการประชุมเป็นบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรของหัวข้อหลักที่ครอบคลุมและการตัดสินใจในระหว่างการประชุม ในการประชุมคณะกรรมการอย่างเป็นทางการเลขานุการคณะกรรมการจะรับผิดชอบบันทึกรายงานการประชุมซึ่งถือเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญ การประชุมจำนวนมากเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบรายงานการประชุมจากการประชุมครั้งล่าสุดซึ่งกำหนดไว้ในวาระการประชุมสูง หากผู้เข้าร่วมประชุมยอมรับว่ารายงานเหล่านั้นสะท้อนสิ่งที่ปรากฏในระหว่างการประชุมครั้งล่าสุดอย่างถูกต้องพวกเขาจะได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการในการประชุมปัจจุบัน
บุคคลที่รับผิดชอบในการบันทึกรายงานการประชุมมักจะจดจุดสำคัญที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมเช่นหัวข้อสำคัญ ๆ ที่ถูกถกเถียงกันประเด็นคำถามและคำถามที่สำคัญใดถูกยกขึ้นมาโดยใคร พวกเขามอบหมายให้ใคร บันทึกย่อเหล่านี้เขียนด้วยชวเลขแล้วพิมพ์ลงในเอกสารอย่างเป็นทางการบางครั้งโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่นักสังเกตการณ์และเอกสารจะถูกเก็บไว้เป็นบันทึกความคืบหน้าของการประชุม บางคนที่ได้รับมอบหมายให้จดนาทีการประชุมจะบันทึกการประชุมด้วยเครื่องอัดเทปแทนหรือนอกเหนือจากการจดบันทึกด้วยมือ เทปอาจเชื่อมต่อกับเครื่องอัดเสียงเพื่อคัดลอกการบันทึกลงในเอกสารรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ
เอกสารรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการมักเริ่มต้นด้วยการระบุชื่อของ บริษัท หรือองค์กร ที่ตั้งเวลาและวันที่ของการประชุม และรายชื่อคนที่เข้าร่วมการประชุม (ผู้เข้าร่วมประชุม) ถัดไปรายงานควรระบุในรูปแบบย่อหน้าหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่หัวข้อครอบคลุมในที่ประชุมเขียนในลำดับที่พวกเขาถูกกล่าวถึง เมื่อบุคคลทำจุดสำคัญชื่อของผู้พูดนั้นควรนำมาประกอบกับจุดที่บันทึกไว้ในนาที การถอดความจุดของผู้พูดโดยทั่วไปจะยอมรับได้ในรายงานการประชุมแทนการพูดด้วยคำต่อคำ
เนื่องจากไม่ใช่ทุกสิ่งที่ถูกกล่าวในระหว่างการประชุมสามารถหรือควรรวมอยู่ในรายงานการประชุมกฎง่ายๆคือเพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจอย่างเป็นทางการใด ๆ และการแก้ปัญหาที่ผ่านมาโดยองค์กรจะถูกเก็บไว้เป็นลำดับความสำคัญสูงสุด รายงานทางการเงินหรืองบใด ๆ ที่ถูกนำเสนอในระหว่างการประชุมหรือเรื่องกฎหมายที่กล่าวถึงควรรวมอยู่ในรายงานการประชุมด้วย
