ฉันจะเขียนจดหมายความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างไร?

จดหมายความพึงพอใจของลูกค้าควรรวมถึงข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์และความละเอียดที่ต้องการไม่ว่าจะเป็นการยกย่องสำหรับพนักงานที่ก้าวไปข้างหน้าและเหนือกว่าหรือเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องจดหมายตอบรับในลักษณะนี้ควรกระชับเนื่องจากบุคลากรอาจต้องอ่านผ่านจำนวนมากในวันใดก็ตามนอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ข้อมูลการติดต่อเพื่อให้ บริษัท สามารถตอบกลับ

ว่าประสบการณ์เป็นบวกหรือลบมันช่วยให้ข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้รวมถึงวันที่เวลาและที่ตั้งของเหตุการณ์จดหมายความพึงพอใจของลูกค้าควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับการทำธุรกรรมที่เกิดขึ้นและตั้งชื่อพนักงานที่เกี่ยวข้องถ้าเป็นไปได้ควรรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เพื่อให้ บริษัท มีภาพรวมที่สมบูรณ์ของสิ่งที่เกิดขึ้นและผู้ที่เกี่ยวข้อง

ในกรณีของจดหมายร้องทุกข์ที่ความปรารถนาคือการบ่นเกี่ยวกับปัญหาและได้รับการแก้ไขสิ่งที่ทำในเวลานั้นจดหมายความพึงพอใจของลูกค้าอาจระบุว่าลูกค้าขอให้หัวหน้างานขอความช่วยเหลือเช่นหรือชี้ให้เห็นปัญหาเกี่ยวกับการซ่อมแซมที่มีข้อบกพร่องไปยังผู้ซ่อมแซมและไม่ได้รับการตอบกลับหากผู้เขียนจดหมายติดต่อใครก็ตามที่ บริษัท และไม่ได้รับผลลัพธ์ที่น่าพอใจสิ่งนี้ควรจะกล่าวถึง

เมื่อข้อมูลถูกวางในหนึ่งถึงสองย่อหน้าต้องการความละเอียดนี่อาจเป็นการคืนเงินบัตรกำนัลการซ่อมแซมหรือความละเอียดอื่นจดหมายความพึงพอใจของลูกค้าไม่ควรไม่มีเหตุผล แต่ควรทำให้เป้าหมายของลูกค้าชัดเจนในสถานการณ์ที่ลูกค้าต้องการค่าตอบแทนเพิ่มเติมเช่นการแทนที่ส่วนประกอบไฟฟ้าที่ล้มเหลวเนื่องจากตัวป้องกันไฟกระชากไม่ทำงานอย่างถูกต้องลูกค้าควรจัดทำเอกสารเช่นใบเสร็จรับเงินเพื่อสำรองการเรียกร้องนั้นเมื่อจดหมายความพึงพอใจของลูกค้าแสดงความยินดีกับระดับการให้บริการจะเป็นประโยชน์ในการให้ข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับสาเหตุที่ลูกค้าพอใจข้อเสนอแนะนี้อาจถูกส่งไปยังพนักงานและยังสามารถนำมาพิจารณาในการฝึกอบรมพนักงานและนโยบายของ บริษัทตัวอย่างเช่นหากผู้ดูแลห้องโดยสารทำให้เที่ยวบินเครื่องบินสนุกเป็นพิเศษมันสามารถช่วยให้รู้ว่าทำไมสายการบินสามารถแนะนำให้พนักงานต้อนรับบนเครื่องบินอื่น ๆ ปฏิบัติตามชุดสูทในตอนท้ายของจดหมายความพึงพอใจของลูกค้าผู้เขียนสามารถรวมการติดต่อข้อมูล.หากมีการส่งสำเนาไปยังคนอื่น ๆ สิ่งนี้สามารถสังเกตได้ด้วย CC: และข้อมูลการติดต่อของผู้รับอื่น ๆขอแนะนำให้อ่านจดหมายอีกครั้งสำหรับข้อผิดพลาดใด ๆ ก่อนที่จะส่งและช่วยให้ภาษาเป็นกลางเนื่องจาก บริษัท อาจไม่สนใจเรื่องร้องเรียนที่ไม่เหมาะสมหรือก้าวร้าว