เรียกอีกอย่างว่าจดหมายการยุบจดหมายการยุบเป็นเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นการแจ้งเตือนว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจบางประเภทกำลังจะสิ้นสุดลง จดหมายประเภทนี้อาจเกี่ยวข้องกับการสิ้นสุดความสัมพันธ์ในการทำงานระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจลูกค้าและผู้ขายหรือการจัดการธุรกิจประเภทอื่น ๆ ที่มีอยู่ระหว่างสองฝ่าย เนื้อหาที่แน่นอนของจดหมายยุบจะถูกกำหนดโดยลักษณะของตัวอักษรและความต้องการที่จะตอบสนองความถูกต้องตามกฎหมายใด ๆ ที่อาจมีอยู่ในเขตอำนาจศาลที่ฝ่ายที่เกี่ยวข้องอยู่
ในขณะที่รูปแบบที่แน่นอนของจดหมายการสลายตัวจะแตกต่างกันไปตามประเด็นทางกฎหมายและประเภทของการยุบที่เกิดขึ้นมีพื้นฐานบางอย่างที่น่าจะกล่าวถึงในจดหมายการสลายตัว ชื่อของผู้ส่งจะต้องระบุไว้อย่างชัดเจนพร้อมกับชื่อของผู้รับ ต้องระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างชัดเจนในวรรคหนึ่งด้วย โดยปกติจะรวมถึงการระบุความสัมพันธ์ที่จะถูกยกเลิกและวันที่การยกเลิกมีผลบังคับใช้
หากมีสัญญาอย่างเป็นทางการอยู่ระหว่างทั้งสองฝ่ายบ่อยครั้งที่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสัญญานั้นในเนื้อหาของจดหมายยุบ รายละเอียดเช่นวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของสัญญาและชื่อของเอนทิตีที่ทำสัญญาจะถูกนำเสนอ ในกรณีที่มีการยุบตัวก่อนวันสิ้นสุดสัญญาอย่างเป็นทางการการอ้างถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับการยกเลิกสัญญาก่อนกำหนดมักเป็นความคิดที่ดี
การระบุเหตุผลเฉพาะหรือเหตุผลในการสิ้นสุดความสัมพันธ์นั้นมีความสำคัญต่อการร่างจดหมายยุบเลิก เหตุผลที่ควรนำเสนอในลักษณะที่ตรงไปตรงมาด้วยการใช้คำฟุ่มเฟือยที่ใช้ควรยังคงเป็นที่เงียบสงบที่สุดเท่าที่จะทำได้ ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือยในลักษณะที่เป็นการกล่าวหาหรือปลดเปลื้องต่อความสมบูรณ์ของผู้รับ เพียงระบุข้อเท็จจริงที่เปลือยเปล่าของสถานการณ์และทำให้ข้อความเรียบง่ายและตรงที่สุดเท่าที่จะทำได้
จดหมายการสลายตัวมักจะสัมผัสกับภาระผูกพันใด ๆ ที่เหลือที่หนึ่งหรือทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญาที่มีอยู่ก่อน ยอมรับผู้ที่อยู่ในร่างกายของจดหมายและทราบว่าเรื่องเหล่านั้นจะได้รับการแก้ไขอย่างไรรวมถึงวันที่สำหรับการชำระเงินเนื่องจากฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดหรืออื่น ๆ และมติสุดท้ายอื่น ๆ ที่จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายไปทางของตัวเอง
โปรดทราบว่าเนื่องจากข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการยุบสัญญาทางธุรกิจจะแตกต่างกันบ้างจากประเทศหนึ่งไปยังอีกประเทศหนึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องปรึกษาที่ปรึกษาด้านกฎหมายเมื่อร่างจดหมายการสลายตัว ที่ปรึกษาดังกล่าวสามารถให้ความช่วยเหลืออันมีค่าในการทำให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมดในข้อความ การรักษาปัญหาทางกฎหมายไว้ในใจรวมถึงการพยายามฝึกฝนวิธีการทางธุรกิจอย่างมืออาชีพในการเลือกคำที่ใช้จะช่วยให้การสลายตัวของความสัมพันธ์ดำเนินต่อไปได้โดยไม่ยุ่งยาก
