จดหมายลาออกเป็นเอกสารทางการซึ่งระบุว่าพนักงานมีแผนที่จะลาออกจาก บริษัท การเขียนจดหมายลาออกเป็นสิ่งที่คาดหวังในงานส่วนใหญ่และเป็นเครื่องหมายแห่งความเคารพ แม้ว่าบางคนลาออกด้วยวาจาในการสนทนากับหัวหน้างานก็ยังแนะนำให้ส่งจดหมายลาออก การเขียนจดหมายไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องที่น่าเบื่อเลยเพราะโดยธรรมชาติแล้วจดหมายลาออกนั้นสั้นและตรงประเด็น
สิ่งสำคัญที่ควรระวังเมื่อร่างจดหมายลาออกคือจดหมายควรอยู่ในเชิงบวก นี่เป็นเพราะจดหมายยังคงอยู่ในไฟล์กับ บริษัท และอาจมีคนหลายคนที่จำเสียงเมื่อถามถึงการอ้างอิงเกี่ยวกับอดีตพนักงาน นอกจากนี้การอยู่ในเชิงบวกในจดหมายลาออกสามารถช่วยให้งานจบลงด้วยการจดบันทึกที่ดีแทนที่จะเป็นงานที่มีรสเปรี้ยว
อย่างน้อยที่สุดจดหมายลาออกควรระบุตำแหน่งที่บุคคลนั้นลาออกจากตำแหน่งและวันที่การลาออกจะมีผล พนักงานควรปรึกษาคู่มือพนักงานของพวกเขาเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเท่าไหร่โดยทั่วไปเป็นเวลาสองสัปดาห์ ในกรณีของใครบางคนในตำแหน่งสำคัญที่กำลังวางแผนทางออกพูดถึงวันที่ลาออกที่มีผลกับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานเป็นเรื่องปกติในกรณีนี้วันที่ในจดหมายจะไม่แปลกใจ
ในขณะที่จดหมายลาออกสามารถหยุดที่นี่คนส่วนใหญ่ยังรวมถึงข้อความสั้น ๆ ที่แสดงความขอบคุณสำหรับเวลาของพวกเขาใน บริษัท และเสียใจที่ต้องออกไป แม้ในกรณีที่ผู้คนใช้ชีวิตอยู่ในสภาพที่ขมขื่นพวกเขาควรจะสามารถพูดอะไรที่เป็นบวกได้แม้ว่าจะเป็นเรื่องโกหก การพูดว่า“ ฉันสนุกกับการทำงานกับทุกคนที่ Company Y” หรือ“ Company X ทำให้ฉันมีส่วนร่วมในโครงการที่น่าสนใจและเติมเต็มให้มากขึ้น” เป็นการแสดงความขอบคุณซึ่งผู้บังคับบัญชาจะจดจำได้
พนักงานไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องให้เหตุผลในการลาออกของพวกเขาแม้ว่าบางคนอาจเลือกที่จะเปิดเผยเหตุผลเช่นการย้ายถิ่นฐานหรือการเปลี่ยนอาชีพ พนักงานควรระมัดระวังเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาใช้คำว่าการเปิดเผยข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้มีความทะเยอทะยานในงานและ บริษัท ที่ออกไป ตัวอย่างเช่นการพูดว่า“ ฉันกำลังจะย้ายไปทำงานที่เยอรมนีเพื่องานที่ดีกว่า” เป็นเรื่องที่ไม่ต้องทำ แต่“ ฉันกำลังย้ายไปที่เยอรมนีเพื่อแสวงหาโอกาสใหม่ ๆ เพื่อความก้าวหน้าทางอาชีพ” กล่าวโดยพื้นฐานแล้วสิ่งนี้เป็นเรื่องเดียวกัน .
แม้จะมีหลักฐานที่เผยแพร่อย่างมากและมีการหมุนเวียนกันไปในทางตรงกันข้ามพนักงานไม่ควรยื่นเรื่องร้องทุกข์กับ บริษัท ในจดหมายลาออก ข้อร้องเรียนเหล่านี้ควรถูกนำขึ้นกับผู้บังคับบัญชาและสมาชิกคนอื่น ๆ ของ บริษัท ก่อนการลาออกและพวกเขาไม่ควรอ้างอิงหรือพูดคุยในจดหมายลาออกเนื่องจากพวกเขาสามารถเบี่ยงเบนความสุภาพและน้ำเสียงโดยรวมซึ่งควรเป็นลักษณะ ลาออกอย่างเป็นทางการ
