ฉันจะเขียนจดหมายข้อเสนอได้อย่างไร?

ในหลาย ๆ ด้านการเขียนจดหมายข้อเสนอเป็นเหมือนการเขียนธุรกิจประเภทอื่น ๆการเขียนที่ชัดเจนรัดกุมและแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเอกสารทางธุรกิจใด ๆอย่างไรก็ตามข้อเสนอทางธุรกิจจำเป็นต้องมีส่วนประกอบเฉพาะเช่นจดหมายปะหน้าข้อเสนอจดหมายข้อเสนอเหมือนจดหมายปะหน้าต่อทำหน้าที่เป็นคำแนะนำที่สุภาพสำหรับข้อเสนอที่กำหนดการใช้ Active Voice การติดตามมารยาทในการเขียนทางธุรกิจที่ได้รับการยอมรับและแสดงความชื่นชมต่อผู้อ่านเวลา จำกัด เป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับการตอบสนองที่ประสบความสำเร็จ

บ่อยครั้งเมื่อองค์กรขนาดใหญ่โพสต์คำขอสำหรับหลายโครงการจดหมายสมัครงานข้อเสนอทำหน้าที่แจ้งผู้อ่านว่าขอข้อเสนอ (RFP) เอกสารตอบสนองหากไม่มีสายสัมพันธ์ที่มีอยู่ระหว่างมืออาชีพหรือ บริษัท จดหมายข้อเสนอทำหน้าที่เป็นทั้งการแนะนำและโอกาสที่จะสร้างความประทับใจครั้งแรกที่ดีเมื่อมีความสัมพันธ์อยู่แล้วจดหมายปะหน้าสามารถทำหน้าที่เป็นโอกาสในการชมเชยแสดงความขอบคุณหรือขยายความปรารถนาดีอย่างต่อเนื่องระหว่างทั้งสองฝ่าย

ความสัมพันธ์ที่มีอยู่ระหว่างคู่สัญญาหรือไม่.ตัวอย่างเช่นเอกสารควรจัดรูปแบบด้วยส่วนหัวที่เหมาะสมระยะขอบที่เรียบร้อยและแบบอักษรมาตรฐานหรือแบบอักษรการกล่าวถึงจดหมายถึงการติดต่อที่เหมาะสมและการใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพที่ยอมรับได้สำหรับวัฒนธรรมของลูกค้าข้อมูลการติดต่อที่ไม่ถูกต้องหรือคำทักทายที่ไม่เป็นทางการเกินไปสามารถสร้างความแตกต่างได้ว่าจะอ่านหรือทิ้งจดหมายข้อเสนอ

นอกเหนือจากมารยาทที่เหมาะสมเสียงของจดหมายข้อเสนอก็มีความสำคัญเช่นกันวิธีการที่เป็นทางการ แต่ส่วนบุคคลมักจะทำงานได้ดีที่สุดในวัฒนธรรมตะวันตกด้วยความสัมพันธ์ทางธุรกิจบางอย่างที่อนุญาตให้ใช้น้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการโดยทั่วไปแล้ววัฒนธรรมตะวันออกแม้ว่าจะไม่ได้ชอบวิธีการอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพหากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับน้ำเสียงที่เหมาะสมวิธีการที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพดีที่สุด

ในขณะที่ไม่มีจดหมายข้อเสนอที่จะรับประกันการยอมรับโดยใช้เสียงที่ใช้งานและการเขียนที่กระชับช่วยเพิ่มอัตราต่อรองอย่าใช้สองหรือสามคำเมื่อใครจะพอเพียงประโยคสั้น ๆ ที่เรียบง่ายดีกว่าย่อหน้าที่ซับซ้อนเสียงที่ใช้งานแสดงให้เห็นถึงความชัดเจนและความมั่นใจดังนั้นหลีกเลี่ยงคำกริยา“ เป็น” ในการเขียนของคุณหลีกเลี่ยงวลีเช่น“ ถ้าคุณต้องการ” หรือ“ คุณอาจชอบ”เลือกใช้คำกริยาการกระทำที่แข็งแกร่งและเรียกร้องให้ดำเนินการโดยตรง

เนื้อหาเฉพาะสำหรับจดหมายข้อเสนอจะแตกต่างกันไปสำหรับแต่ละโครงการและความสัมพันธ์ทางธุรกิจผู้เชี่ยวชาญด้านความผิดพลาดทั่วไปอย่างหนึ่งทำในการเขียนจดหมายข้อเสนอความคุ้มครองคือการปรับปรุงหรือสรุปข้อมูลที่อยู่ในเอกสารประกอบโปรดทราบว่าผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจส่วนใหญ่มีข้อ จำกัด ตรงเวลาเคารพเวลาผู้อ่านของคุณและไม่เพียง แต่ย้ำเนื้อหาของข้อเสนอของคุณให้เขียนจดหมายของคุณด้วยการแนะนำแบบตัวต่อตัว: สิ่งที่คุณจะพูดหรือวิธีที่คุณจะนำเสนอตัวเองด้วยตนเองก่อนส่งเอกสารข้อเสนอ?