ฉันจะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร?

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจคุณควรใช้น้ำเสียงสนทนาและการจัดรูปแบบที่เหมาะสมและคุณควรสรุปวางแผนจดหมายของคุณก่อนที่คุณจะเขียนโดยแสดงรายการพื้นที่หลักหรือวิชาที่จะรวมไว้รวมถึงเหตุการณ์หรือรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงจากนั้นกำหนดลำดับตรรกะที่จะแก้ไขปัญหาอ้างถึงการโต้ตอบหรือการสนทนาก่อนหน้านี้ในย่อหน้าแรกจากนั้นให้ตรงไปที่วัตถุประสงค์ของจดหมายธุรกิจระบุการดำเนินการติดตามใด ๆ ในวรรคสุดท้ายอย่างชัดเจน

โทน

ใช้น้ำเสียงที่น่ารื่นรมย์โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าจดหมายธุรกิจมีการกระทำเชิงลบหรือการตอบสนองเชิงลบบ่งบอกถึงความกตัญญูว่าผู้รับช่วยคุณได้อย่างไรหากมีในย่อหน้าสุดท้ายขอขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาการพิจารณาหรือความพยายามของเขาหรือเธอโดยไม่ต้องเป็นส่วนตัวมากเกินไปพยายามใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและเห็นอกเห็นใจสำหรับจดหมายธุรกิจหากคุณหรือ บริษัท ของคุณทำผิดพลาดจงใจในการยอมรับความผิด

เพื่อหลีกเลี่ยงแนวโน้มที่จะเขียนอย่างเป็นทางการในจดหมายธุรกิจใช้การหดตัวเช่นที่ใช้กันทั่วไปในการพูดนอกจากนี้ยังรวมถึงคำสรรพนามส่วนบุคคล mdash;เช่นฉันเราและ mdash ของเรา;แทนที่จะเป็นตัวเลือกที่เป็นทางการมากขึ้นเช่น บริษัทกระชับตัวอย่างเช่นแทนที่จะเขียนเราได้รับจดหมายโต้ตอบของคุณเกี่ยวกับ ... เพียงแค่เขียนเราได้รับ ...วลีที่เป็นทางการมากมีความเหมาะสมมากกว่าในเอกสารทางกฎหมายหรือการติดต่อทางกฎหมายบางประเภทมากกว่าตัวอักษรธุรกิจที่เรียบง่าย

รูปแบบ

ใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับจดหมายธุรกิจสไตล์บล็อกนั้นง่ายที่สุดในตัวอักษรสไตล์บล็อกชิ้นส่วนทั้งหมดเริ่มต้นที่ขอบซ้ายโดยไม่มีการเยื้อง

คำสั่งของส่วนประกอบหลัก

หากคุณใช้เครื่องเขียนหัวจดหมายกับ บริษัท หรือชื่อส่วนตัวที่พิมพ์อยู่ด้านบนคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อและที่อยู่ของคุณหากคุณไม่ได้ใช้หัวจดหมายให้พิมพ์ที่อยู่ที่ด้านบนของหน้าคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้เครื่องเขียนแฟนซีหรือกระดาษสีสำหรับจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่

ประมาณสามถึง 10 บรรทัดหลังจากที่อยู่ของคุณหรือต่ำกว่าการพิมพ์หัวจดหมายพิมพ์วันที่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สะกดเดือนสี่บรรทัดด้านล่างวันที่พิมพ์ที่อยู่ภายในที่อยู่ด้านในประกอบด้วยชื่อเต็มชื่อที่อยู่ถนนเมืองและรหัสไปรษณีย์โดยแต่ละอันจะอยู่ในบรรทัดแยกต่างหากทิ้งหนึ่งบรรทัดว่างระหว่างบรรทัดสุดท้ายของที่อยู่และคำทักทายคำทักทายโดยทั่วไปอยู่ในรูปแบบที่รักนายสมิ ธ หรือนางที่รักนางโจนส์ mdash;การใช้นามสกุลจริงของผู้รับแทนตัวอย่างเหล่านี้แน่นอน mdash;ตามด้วยลำไส้ใหญ่

เส้นเปล่าเดียวแยกแต่ละย่อหน้าในตัวอักษรพิมพ์การปิดเช่นขอแสดงความนับถือหรือขอแสดงความนับถือใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังจากปิด

ทิ้งบรรทัดว่างสามหรือสี่บรรทัดสำหรับลายเซ็นพิมพ์ชื่อของคุณวางตำแหน่งตำแหน่งงานของคุณหากต้องการด้านล่างชื่อของคุณหากคุณรวมไฟล์แนบหรือสิ่งที่แนบมาในจดหมายธุรกิจของคุณให้พิมพ์คำที่เหมาะสม mdash;สิ่งที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมา mdash;หลังจากบรรทัดว่างด้านล่างชื่อหรือชื่อที่พิมพ์ของคุณ

การพิสูจน์อักษร

ตรวจสอบจดหมายธุรกิจของคุณหลังจากเขียนเพื่อตรวจสอบว่าทุกอย่างถูกต้องและสมบูรณ์รวมถึงวันที่ทั้งหมดและจำนวนเงินใด ๆพิสูจน์อักษรตัวอักษรสำหรับข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือไวยากรณ์ให้คนอื่นอ่านจดหมายของคุณก่อนที่จะส่งและอย่าลืมเซ็นชื่อด้วยปากกาหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ