เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจคุณควรใช้เสียงสนทนาและการจัดรูปแบบที่เหมาะสมและคุณควรสรุป วางแผนจดหมายของคุณก่อนที่คุณจะเขียนโดยการระบุพื้นที่หลักหรือวิชาที่จะรวมถึงเหตุการณ์หรือรายละเอียดเฉพาะใด ๆ จากนั้นกำหนดลำดับตรรกะเพื่อจัดการกับปัญหา อ้างถึงจดหมายโต้ตอบแบบสั้น ๆ หรือบทสนทนาก่อนหน้านี้ในย่อหน้าแรกจากนั้นตรงไปยังวัตถุประสงค์ของจดหมายธุรกิจ ระบุการดำเนินการติดตามใด ๆ ในวรรคสุดท้ายอย่างชัดเจน
โทน
ใช้น้ำเสียงที่น่าพอใจโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าจดหมายธุรกิจมีการดำเนินการเชิงลบหรือการตอบสนองเชิงลบ แสดงความชื่นชมว่าผู้รับช่วยคุณได้อย่างไรถ้ามี ในวรรคสุดท้ายขอขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาพิจารณาหรือความพยายามของเขาหรือเธอ โดยไม่เป็นส่วนตัวเกินไปพยายามใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรและเห็นอกเห็นใจสำหรับจดหมายธุรกิจ หากคุณหรือ บริษัท ของคุณทำผิดพลาดให้ยอมรับโดยทันทีว่าเป็นความผิด
เพื่อหลีกเลี่ยงแนวโน้มที่จะเขียนอย่างเป็นทางการในจดหมายธุรกิจให้ใช้การย่อคำเช่นคำที่มักใช้ในการพูด นอกจากนี้ให้รวมคำสรรพนามส่วนตัวเช่น "ฉัน" "เรา" และ "ของเรา" - แทนที่จะเป็นตัวเลือกที่เป็นทางการมากขึ้นเช่น "บริษัท " รัดกุม ตัวอย่างเช่นแทนที่จะเขียนว่า "เราได้รับการติดต่อจากคุณเกี่ยวกับ ... " เพียงแค่เขียน "เราได้รับ ... " วลีที่เป็นทางการมากมีความเหมาะสมในเอกสารทางกฎหมายบางประเภทหรือการติดต่อทางจดหมายมากกว่าในจดหมายธุรกิจอย่างง่าย
รูป
ใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับจดหมายธุรกิจ รูปแบบบล็อกเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ในจดหมายสไตล์บล็อกทุกส่วนเริ่มต้นที่ระยะขอบด้านซ้ายโดยไม่มีการเยื้อง
คำสั่งของส่วนประกอบหลัก
หากคุณใช้เครื่องเขียนหัวจดหมายกับ บริษัท หรือชื่อส่วนบุคคลของคุณพิมพ์ที่ด้านบนคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อและที่อยู่ของคุณ หากคุณไม่ได้ใช้หัวจดหมายให้พิมพ์ที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของหน้า คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้สเตชันเนอรีแฟนซีหรือกระดาษสีสำหรับจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่
ประมาณสามถึง 10 บรรทัดหลังจากที่อยู่ของคุณหรือด้านล่างของการพิมพ์หัวจดหมายพิมพ์วันที่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สะกดเดือน สี่บรรทัดด้านล่างวันที่พิมพ์ที่อยู่ภายใน ที่อยู่ภายในประกอบด้วยชื่อเต็ม, ที่อยู่ถนน, เมืองและรหัสไปรษณีย์ของผู้รับโดยแยกกันในแต่ละบรรทัด เว้นบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัดระหว่างบรรทัดสุดท้ายของที่อยู่และคำทักทาย คำทักทายโดยทั่วไปอยู่ในรูปแบบ "Dear Mr. Smith" หรือ "Dear Mrs. Jones" - ใช้นามสกุลจริงของผู้รับแทนที่จะเป็นตัวอย่างเหล่านี้แน่นอน - ตามด้วยเครื่องหมายโคลอน
บรรทัดว่างหนึ่งบรรทัดคั่นแต่ละย่อหน้าในจดหมาย พิมพ์การปิดเช่น "ขอแสดงความนับถืออย่างจริงใจ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังการปิด
ปล่อยให้บรรทัดว่างสามหรือสี่บรรทัดสำหรับลายเซ็นพิมพ์ชื่อของคุณ วางตำแหน่งงานของคุณหากต้องการด้านล่างชื่อของคุณ หากคุณรวมสิ่งที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมาในจดหมายธุรกิจของคุณให้พิมพ์คำที่เหมาะสม - "สิ่งที่แนบมา" หรือ "สิ่งที่แนบมา" - หลังจากบรรทัดว่างด้านล่างชื่อหรือหัวเรื่องที่คุณพิมพ์
การพิสูจน์อักษร
ตรวจสอบจดหมายธุรกิจของคุณหลังจากเขียนเพื่อยืนยันว่าทุกอย่างถูกต้องและครบถ้วนรวมถึงวันที่ทั้งหมดและจำนวนเงินใด ๆ พิสูจน์อักษรจดหมายสำหรับข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือไวยากรณ์ ให้คนอื่นอ่านจดหมายของคุณก่อนส่งและอย่าลืมเซ็นชื่อด้วยปากกาหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ
