ขั้นตอนการจัดซื้อคืออะไร?

ทุกองค์กรที่ซื้อสินค้าหรือบริการมีขั้นตอนการจัดซื้อมาตรฐานมาตรฐานวิธีที่พวกเขาใช้ในการรับสิ่งเหล่านั้นขั้นตอนเหล่านี้ครอบคลุมทุกด้านของรอบการจัดซื้อรวมถึงการเลือกซัพพลายเออร์การเจรจาสัญญาการจัดวางคำสั่งซื้อและการชำระเงินบริษัท ทั้งหมดมีขั้นตอนการจัดหาและใช้ในการควบคุมกิจกรรมการใช้จ่ายตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการอนุมัติที่เหมาะสมและลดความเสี่ยงของการชำระเงินมากเกินไปกิจกรรมการจัดหาหรือการจัดซื้อครอบคลุมกิจกรรมการใช้จ่ายทั้งหมดไม่รวมเงินเดือนและมักจะแสดงมากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

แรงผลักดันหลักสำหรับการพัฒนาขั้นตอนการจัดซื้อคือการควบคุมการใช้จ่ายทั้งหมดขั้นตอนจริงที่ใช้อาจแตกต่างกันเล็กน้อย แต่จะคล้ายกันกระบวนการอนุมัติที่เหมาะสมมักจะเกี่ยวข้องกับการแยกงานและการมีส่วนร่วมของผู้จัดการอาวุโสสำหรับการทำธุรกรรมที่จะมีราคาสูงกว่าราคาที่เฉพาะเจาะจงขั้นตอนการจัดซื้อมาตรฐานอื่นคือการ จำกัด การเข้าถึงแบบฟอร์มใบสั่งซื้อและต้องได้รับอนุญาตจากผู้จัดการที่ได้รับการลงนามจากผู้จัดการอื่นนอกเหนือจากบุคคลที่ใช้สินค้าการแยกผู้รับสินค้าและการอนุมัตินี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานอาวุโสตระหนักถึงคำสั่งซื้อและสามารถยืนยันได้ว่าจำเป็นต้องใช้วัสดุและจะใช้เพื่อจุดประสงค์ที่เหมาะสม

ขั้นตอนการจัดซื้อร่วมกันอื่นคือการสร้างรายการสั้น ๆ ของผู้ขายที่ได้รับการรับรองล่วงหน้าสำหรับสินค้าเฉพาะผู้ขายจะถูกเพิ่มลงในรายการผ่านกระบวนการประมูลที่ดำเนินการตามกำหนดเวลากระบวนการนี้ได้รับการออกแบบให้มีความโปร่งใสและเพื่อให้โอกาสแก่ บริษัท ในการรับส่วนลดในราคาเพื่อให้ได้มาตรฐานคุณภาพและเพื่อให้แน่ใจว่ามีความตรงเวลาในการจัดส่ง

ความเสี่ยงสำหรับ บริษัท ที่ไม่มีขั้นตอนการจัดหาที่เหมาะสมกำลังใช้จ่ายเกินความล้มเหลวในการบรรลุมูลค่าและการฉ้อโกงการซื้อหลายคนที่ไม่มีการบัญชีหรือการฝึกอบรมการจัดซื้อจัดจ้างไม่พอใจขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการร้องขอการจัดซื้ออย่างไรก็ตามกระบวนการเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อประหยัดทั้งเวลาและเงิน

ขั้นตอนการจัดซื้อร่วมอื่น ๆ รวมถึงการตั้งค่าเกณฑ์ค่าที่กระตุ้นกิจกรรมการจัดซื้อที่แตกต่างกันตัวอย่างเช่นการซื้อที่มีค่าใช้จ่ายมากกว่าจำนวนที่แน่นอนอาจต้องมีใบสั่งซื้อที่จะได้รับการอนุมัติจากการจัดการสองระดับใบสั่งซื้อในราคาที่สูงกว่ามากอาจต้องมีข้อเสนอที่จะออก

ในบางกรณี บริษัท อาจต้องปกป้องสัญญาซื้อของพวกเขาหากผู้ขายที่เข้าร่วมในกระบวนการประมูลรู้สึกว่าพวกเขาไม่ได้ให้โอกาสที่ยุติธรรมในการแข่งขันสามารถยื่นฟ้องได้กฎหมายสัญญาเป็นแหล่งที่มาของกิจกรรมทางกฎหมายอย่างมากและ บริษัท ที่มีขั้นตอนการจัดซื้อที่แข็งแกร่งอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดในการปกป้องการตัดสินใจทางธุรกิจของพวกเขา