จดหมายข้อเสนอคืออะไร?

จดหมายข้อเสนอเป็นจดหมายสมัครงานซึ่งรวมอยู่ในข้อเสนอทางธุรกิจเพื่อแนะนำผู้คนให้รู้จักกับลักษณะของข้อเสนอและ บริษัท ที่ทำข้อเสนอเช่นเดียวกับตัวอักษรปกประเภทอื่น ๆ จดหมายข้อเสนอได้รับการออกแบบมาเพื่อทำความคุ้นเคยกับผู้อ่านด้วยข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วในขณะเดียวกันก็เชื่อว่าผู้อ่านได้ว่าผู้เขียนตัวอักษรเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงานในบางกรณีจดหมายข้อเสนอจำเป็นต้องทำตามรูปแบบและรูปแบบเฉพาะในขณะที่ในกรณีอื่น ๆ มันอาจจะเป็นอิสระมากขึ้นในธรรมชาติ

จดหมายข้อเสนอทั่วไปรวมถึงการอภิปรายสั้น ๆ เกี่ยวกับปัญหาที่ข้อเสนอนั้นมีไว้เพื่อแก้ไขและภาพรวมของข้อมูลเด่นในข้อเสนอจดหมายข้อเสนอมักจะรวมถึงการประมาณเวลาและค่าใช้จ่ายพร้อมกับคำอธิบายสั้น ๆ ว่าข้อเสนอจะทำงานอย่างไรจดหมายข้อเสนออาจให้รายละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์คุณสมบัติและการรับรองของบุคคลหรือ บริษัท ที่ให้ข้อเสนอและอาจรวมถึงประวัติของ บริษัท และข้อมูลพื้นฐานเช่นกันตลอดเอกสารมีน้ำเสียงโน้มน้าวใจซึ่งออกแบบมาเพื่อกระตุ้นให้ผู้อ่านตรวจสอบวัสดุข้อเสนอที่แนบมา

มีบริบทจำนวนมากที่อาจเขียนจดหมายข้อเสนอเมื่อ บริษัท หรือเอเจนซี่ออกคำร้องขอข้อเสนอ (RFP) ผู้คนที่ตอบสนองต่อ RFP มักจะเขียนจดหมายข้อเสนอพร้อมการส่งของพวกเขาRFP มักจะรวมถึงแนวทางข้อเสนอซึ่งจะทำให้ผู้คนมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับสิ่งที่ควรรวมอยู่ในจดหมายข้อเสนอตั้งแต่คุณสมบัติของผู้เขียนไปจนถึงการประเมินค่าใช้จ่ายที่จะเกี่ยวข้องหนังสืออ้างอิงที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจมักจะมีข้อเสนอตัวอย่างหลายอย่างเพื่อให้ผู้อ่านสามารถทำความคุ้นเคยกับการเขียนข้อเสนอก่อนที่พวกเขาจะต้องเขียนข้อเสนออย่างเป็นทางการ

จดหมายข้อเสนอบางอย่างไม่ได้รับการร้องขอบริษัท ต่างๆอาจใช้ข้อเสนอเพื่อขายผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าใหม่ที่มีศักยภาพเนื่องจากการสื่อสารทางไปรษณีย์อาจมีราคาไม่แพงและคุ้มค่ามากตัวอย่างเช่นผู้ผลิตซอฟต์แวร์สำนักงานสามารถส่งจดหมายจำนวนมากไปยังสำนักงานจำนวนมากและคาดว่าจะมีความสนใจอย่างน้อยจาก บริษัท ที่จะตอบกลับด้วยคำสั่งซื้อหรือคำขอข้อมูลเพิ่มเติมจดหมายข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์มีแนวโน้มที่จะมีทั่วไปมากขึ้นในธรรมชาติเพื่อให้สามารถส่งไปยังผู้คนจำนวนมาก

อาจเป็นเรื่องยากที่จะเกิดขึ้นกับเทมเพลตข้อเสนอซึ่งสามารถใช้เพื่อตอบสนองต่อการร้องขอข้อเสนอเพราะแต่ละคำขอและแต่ละคำขอแต่ละข้อเสนออาจแตกต่างกันมากโดยทั่วไปจะต้องมีการวิจัยอย่างมากเพื่อดึงข้อเสนอเข้าด้วยกันและภาษาจะต้องปรับแต่งเฉพาะสำหรับผู้อ่านอย่างไรก็ตามสามารถช่วยรวบรวมโครงร่างพื้นฐานที่ใช้ในการเขียนข้อเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกแง่มุมที่จำเป็นของข้อเสนอนั้นครอบคลุมอย่างเต็มที่ธุรกิจควรเก็บสำเนาข้อเสนอเก่าและจดหมายข้อเสนอจดบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่ประสบความสำเร็จเพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ในการพัฒนาข้อเสนอในอนาคต