"เงื่อนไขการอ้างอิง" หมายถึงการรวบรวมแนวคิดพื้นฐานที่ช่วยในการกำหนดเหตุผลในการดำเนินโครงการหรือโปรแกรมบางประเภท โดยทั่วไปแล้วข้อกำหนดจะครอบคลุมทุกแง่มุมพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับโครงการรวมถึงความเป็นมาและประวัติที่นำไปสู่การสร้างโครงการกำหนดเป้าหมายและในบางกรณีจะอธิบายถึงวิธีการบรรลุวัตถุประสงค์สูงสุดของโครงการ ในแง่นี้ข้อกำหนดในการอ้างอิงให้พิมพ์เขียวสำหรับโครงการที่ให้ความพยายามในเนื้อหาและรูปแบบถึงแม้ว่าโดยปกติจะมีความคาดหวังว่าโครงการจะประสบกับการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงตามทาง
องค์ประกอบที่แน่นอนที่ระบุว่าเป็นข้อกำหนดในการอ้างอิงจะแตกต่างกันบ้างเล็กน้อยจากโครงการหนึ่งไปอีกโครงการหนึ่ง เนื่องจากโครงการอาจเป็นความพยายามอย่างต่อเนื่องหรือบางสิ่งที่ค่อนข้างสั้นระยะขอบเขตของกิจกรรมที่ครอบคลุมภายใต้ข้อกำหนดเหล่านั้นก็จะแตกต่างกันไป ไม่ว่าโครงการจะประกอบด้วยบางสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมคณะกรรมการมากกว่าสองสามครั้งหรือเกี่ยวข้องกับการจัดตั้งคณะทำงานที่ทำหน้าที่เป็นเวลาหลายปีมีองค์ประกอบพื้นฐานบางประการที่น่าจะรวมอยู่ด้วย
ที่รากฐานของข้อกำหนดการอ้างอิงคือคำนิยามว่าทำไมโครงการจึงถูกนำไปใช้งานตั้งแต่แรก ซึ่งมักจะหมายถึงการบอกเล่าความเป็นมาและประวัติศาสตร์ที่นำไปสู่การตัดสินใจจัดตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงาน นอกเหนือจากการสร้างรากฐานแล้วเงื่อนไขการอ้างอิงจะรวมถึงการพัฒนาเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะที่คณะกรรมการจะพยายามบรรลุเพื่อให้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ภายในขอบเขตของการกำหนดเป้าหมายเหล่านั้นมักจะมีการสร้างวิสัยทัศน์และพันธกิจที่จะช่วยให้มีระดับของการมุ่งเน้นและรูปแบบในการทำงานอย่างต่อเนื่องของสมาชิกคณะกรรมการ
ข้อกำหนดการอ้างอิงจะระบุปัจจัยอื่น ๆ ที่สำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ ซึ่งรวมถึงการระบุว่าใครจะมีส่วนร่วมในโครงการของตัวเองทั้งในแง่ของการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในคณะกรรมการและผู้ที่จะให้การสนับสนุนแก่คณะกรรมการนั้น การระบุทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของข้อกำหนดอ้างอิง ซึ่งรวมถึงทรัพยากรต่าง ๆ เช่นการเงินแรงงานและแม้แต่วัสดุที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ
องค์ประกอบสุดท้ายของข้อกำหนดการอ้างอิงเกี่ยวข้องกับการจัดตั้งไทม์ไลน์เพื่อให้งานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับโครงการเสร็จสมบูรณ์ ความคิดคือการสร้างวิธีการวัดการเคลื่อนไหวไปข้างหน้าของโครงการผ่านความพยายามของสมาชิกคณะกรรมการ เมื่ออ้างอิงโดยรวมเงื่อนไขการอ้างอิงช่วยตอบคำถามว่าเหตุใดโครงการจึงเกิดขึ้นสิ่งที่หวังว่าจะบรรลุเป้าหมายของการบรรลุเป้าหมายและแม้ว่างานเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จขั้นสุดท้ายนั้นจะเสร็จสิ้น
