ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของการประชุมทางวิดีโอคือประสิทธิภาพและค่าใช้จ่าย ในการประชุมทางวิดีโอไม่มีใครต้องเดินทางไกลกว่าหน้าจอคอมพิวเตอร์ ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าสู่ระบบได้จากทุกที่และทุกอย่างที่ต้องการคือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐานและซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอบางประเภท ประหยัดค่าใช้จ่ายมักจะมหาศาล ไม่เพียง แต่เป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางและเวลาที่เสียไปในการขนส่งอนุรักษ์ แต่พื้นที่การประชุมไม่จำเป็นต้องเช่าสงวนหรือบำรุงรักษา
เมื่ออินเทอร์เน็ตแพร่หลายมากขึ้นการใช้การประชุมทางวิดีโอออนไลน์จึงเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ ในโลกธุรกิจ การประชุมผ่านวิดีโอช่วยให้ บริษัท องค์กรและกลุ่มการค้าอื่น ๆ สามารถออกอากาศการประชุมออนไลน์ได้แบบเรียลไทม์ สิ่งนี้ทำให้การมีส่วนร่วมที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นทั้งจากผู้เข้าร่วมที่อยู่ห่างไกลเช่นเดียวกับผู้เข้าร่วมในท้องถิ่นที่อาจไม่มีเวลาออกจากสำนักงานหรือเดินทางข้ามเมือง
วันแรก ๆ ของการประชุมผ่านวิดีโอถูกทำเครื่องหมายด้วยส่วนประกอบวิดีโอเป็นอย่างอื่นในการประชุมจริง ข้อดีของการประชุมทางวิดีโอประเภทนี้ยังคงใช้ได้และยังคงใช้อยู่ในปัจจุบัน การประชุมใหญ่ ๆ หลายเรื่องคือซิมัลคาสท์หรือเว็บคาสต์ในเวอร์ชั่นสตรีมมิ่งออนไลน์เพื่อให้มีส่วนร่วมจากระยะไกล ผู้เข้าร่วมที่ดูการประชุมวิดีโอออนไลน์เหล่านี้สามารถเข้าร่วมโดยการส่งอีเมลถึงผู้ดำเนินรายการหรือผ่านคุณสมบัติการแชทแบบโต้ตอบบนเว็บไซต์การประชุมทางวิดีโอ
ข้อดีของการประชุมทางวิดีโอนั้นกำลังขยายตัวด้วยเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง ในขณะที่การออกอากาศทางเว็บยังคงเป็นวิธีการทั่วไปในการใช้เทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอเพื่อรวมผู้เข้าร่วมทางไกล แต่เทคโนโลยีก็ยังถูกใช้เพื่อเชื่อมโยงผู้เข้าร่วมทางไกลโดยเฉพาะ หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอในวันนี้คือความสามารถในการจัดการประชุมและการประชุมออนไลน์
ระบบการประชุมทางวิดีโอมักไม่ซับซ้อนและจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอเล็กน้อยในการจัดการประชุมออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จ สิ่งที่จำเป็นต้องมีคือคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอินเทอร์เน็ตกล้องเว็บและซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอบางรูปแบบ โดยทั่วไปจะมีชุดซอฟต์แวร์ให้เลือกมากมายตั้งแต่โปรแกรมบนเว็บฟรีไปจนถึงแอปพลิเคชันที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น โปรแกรมการประชุมบางโปรแกรมสามารถเปลี่ยนโทรศัพท์มือถือเป็นสำนักงานเคลื่อนที่และส่วนใหญ่อนุญาตให้เข้าถึงได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ข้อดีอย่างหนึ่งของการประชุมทางวิดีโอคือความสามารถในการรวบรวมผู้คนจากหลากหลายสถานที่และโซนเวลาอย่างรวดเร็ว โปรแกรมซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่สร้าง "ห้องประชุม" เสมือนจริงที่ผู้เข้าร่วมสามารถลงชื่อเข้าใช้เปิดใช้งานกล้องเว็บของพวกเขาและเข้าร่วมและโต้ตอบซึ่งกันและกันราวกับว่าพวกเขาอยู่ในห้องเดียวกัน การประชุมทางวิดีโอสามารถออกแบบเป็นการอภิปรายโต๊ะกลมหรือเป็นการนำเสนอโดยหนึ่งคนขึ้นไป ส่วนใหญ่ผู้เข้าร่วมสามารถแชทกับผู้อื่นผ่านวิดีโอได้อย่างชัดเจนและไม่ได้ลดการแชทเข้ากับห้องแชทหรือการติดต่อทางอีเมล ผู้เข้าร่วมยังสามารถอัปโหลดและดาวน์โหลดเอกสารในระหว่างการประชุมผ่านวิดีโอได้อย่างง่ายดาย
ข้อดีอีกอย่างของการประชุมทางวิดีโอคือความสามารถในการเก็บการดำเนินการต่อไป ส่วนใหญ่การประชุมวิดีโอสามารถบันทึกสำรองและตรวจสอบในภายหลัง สิ่งนี้จะช่วยให้ บริษัท มีบันทึกทั้งหมดที่ได้ดำเนินการหรือตัดสินใจในที่ประชุมโดยไม่ต้องกำหนดผู้เข้าร่วมคนหนึ่งเป็นเลขานุการหรือผู้บันทึก
บริษัท จำนวนมากขึ้นกำลังเลือกการประชุมทางวิดีโอผ่านการประชุมแบบดั้งเดิมซึ่งทั้งสองวิธีเป็นการประหยัดเงินและเป็นวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ด้วยวิธีนี้ผู้คนจำนวนมากสามารถเข้าร่วมได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายกับใคร ในขณะที่บางสิ่งหายไปหากไม่มีการเผชิญหน้าแบบเผชิญหน้าอย่างแท้จริงสำหรับ บริษัท ที่มีสำนักงานในหลายเมืองหรือหลายประเทศข้อดีของการประชุมทางวิดีโอนั้นยากที่จะเอาชนะ
