อะไรคือประโยชน์ของระบบการยื่นแบบดิจิตอล?

ประโยชน์ของระบบการยื่นแบบดิจิตอลมีมากมายและรวมถึงค่าใช้จ่ายที่ลดลงให้กับ บริษัท ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อมและเพิ่มความสะดวกในการเรียงลำดับและการค้นหาและการย้ายเอกสารกระบวนการเริ่มต้นของการตั้งค่าระบบการยื่นแบบดิจิตอลอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายกว่าเล็กน้อย แต่สำนักงานหลายแห่งพบว่าสำนักงานไร้กระดาษหรือแม้แต่สำนักงานกึ่งกระดาษไม่มีประโยชน์ต่อ บริษัท เมื่อเวลาผ่านไปอีกหนึ่งประโยชน์ของระบบการจัดเก็บข้อมูลดิจิตอลเช่นนี้คือช่วยให้สำนักงานสามารถทำงานในสภาพแวดล้อมที่เล็กลงได้เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่มากสำหรับการจัดเก็บเอกสารในระบบการจัดเก็บกระดาษ

ระบบการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลเอกสารใดที่มีการสแกนลงในคอมพิวเตอร์หรือเพียงแค่สร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์ตั้งแต่แรกสามารถสร้างขึ้นได้ในสภาพแวดล้อมสำนักงานที่แตกต่างกันมากมายเอกสารอาจถูกพิมพ์หากจำเป็นเช่นจะส่งไปยังลูกค้า แต่มิฉะนั้นพนักงานสำนักงานอาจเข้าถึงเอกสารบนคอมพิวเตอร์โดยไม่จำเป็นต้องเสียกระดาษการตัดกลับบนกระดาษและการใช้เครื่องพิมพ์สามารถช่วย บริษัท ได้ด้วยเงินจำนวนมากนอกจากนี้ยังมีประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้นแม้ว่าสำนักงานจะรีไซเคิลกระดาษส่วนใหญ่การผลิตกระดาษยังคงก่อให้เกิดอันตรายต่อสิ่งแวดล้อม

การจัดเก็บระบบการจัดเก็บข้อมูลดิจิตอลเกิดขึ้นอย่างสิ้นเชิงในฮาร์ดไดรฟ์สิ่งนี้ช่วยให้สามารถเก็บเอกสารหลายพันฉบับในพื้นที่เล็ก ๆ แห่งหนึ่งประหยัดพื้นที่สำนักงานที่มีค่าฮาร์ดไดรฟ์ยังคงเพิ่มขนาดการจัดเก็บในขณะที่ลดขนาดทางกายภาพซึ่งเป็นประโยชน์อีกอย่างหนึ่งนอกจากนี้สำเนาเอกสารสามารถสำรองข้อมูลได้ในฮาร์ดไดรฟ์อื่น ๆ อีกมากมายในสถานที่แยกต่างหากเพื่อความปลอดภัยและสามารถทำให้ปลอดภัยยิ่งขึ้นผ่านการใช้เครื่องมือเช่นรหัสผ่านและการเข้ารหัสการค้นหาและการดึงเอกสารจะง่ายขึ้นมาก

การค้นหาบนฮาร์ดไดรฟ์มักจะใช้เวลามากที่สุดในไม่กี่นาทีเท่านั้นเอกสารอาจเข้าถึงได้ง่ายและแก้ไขส่งอีเมลหรือพิมพ์ตามต้องการบริษัท บางแห่งพบว่าพวกเขาไม่สามารถไร้กระดาษได้ทั้งหมด แต่การลดการใช้งานกระดาษเช่นการใช้ระบบเอกสารดิจิตอลเพื่อจัดเก็บเอกสารที่ใหม่กว่าสามารถสร้างความแตกต่างได้สำนักงานที่ต้องการใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูลดิจิตอลจะต้องได้รับเครื่องมือเพิ่มเติมเช่นสแกนเนอร์และอาจใช้เวลาจำนวนมากในการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิตอล แต่เมื่อระบบตั้งค่าแล้วมันจะค่อนข้างง่ายต่อการบำรุงรักษา