เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

เอกสารกระบวนการทางธุรกิจเป็นกระบวนการในการสร้างบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการหรือขั้นตอนทางธุรกิจเฉพาะเอกสารดังกล่าวช่วยสร้างมาตรฐานขั้นตอนและสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเคล็ดลับในการสร้างเอกสารกระบวนการที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพรวมถึงการใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่ายโดยมีหลายฝ่ายตรวจสอบเอกสารและการเขียนเอกสารที่มีรายละเอียดและแผ่นโกงที่ง่ายขึ้น

หลาย บริษัท สร้างเอกสารกระบวนการทางธุรกิจเพื่อวัตถุประสงค์ในการฝึกอบรมซึ่งหมายความว่าบุคคลจำนวนมากที่อาจมีระดับความเข้าใจที่แตกต่างกันมากมีแนวโน้มที่จะอ่านเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพสูงสุดเอกสารกระบวนการควรเป็นที่เข้าใจได้ง่ายโดยทุกคนที่มีแนวโน้มที่จะใช้พวกเขา

ผู้เชี่ยวชาญมักจะแนะนำให้เขียนเอกสารดังกล่าวโดยใช้ภาษาเทียบเท่ากับระดับการอ่านเกรดเก้านักเขียนควรหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคหรืออุตสาหกรรมเมื่อต้องใช้คำย่อหรือข้อกำหนดของอุตสาหกรรมพวกเขาควรกำหนดไว้อย่างชัดเจนก่อนนอกจากนี้ยังควรรวมรายการคำจำกัดความเมื่อสร้างเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

ในขณะที่เอกสารกระบวนการทางธุรกิจมักจะเสร็จสมบูรณ์โดยบุคคลที่มีทักษะในการพัฒนาเอกสารดังกล่าวเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องให้คนอื่น ๆ ตรวจสอบเอกสารก่อนที่พวกเขาจะใช้งานร่วมกัน.หากบุคคลที่เขียนเอกสารไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญในกระบวนการที่ได้รับการบันทึกไว้ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวควรทำการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาถูกต้องทางเทคนิคเอกสารควรได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคนที่ไม่คุ้นเคยกับกระบวนการอย่างสมบูรณ์เพื่อให้สามารถระบุคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนหรือขั้นตอนที่ขาดหายไปได้

เอกสารรายละเอียดเป็นส่วนสำคัญของเอกสารกระบวนการทางธุรกิจเอกสารอธิบายขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในกระบวนการและอาจให้ข้อมูลเพิ่มเติมเช่นข้อกำหนดของโปรแกรมซอฟต์แวร์ข้อ จำกัด ทางกฎหมายและข้อมูลการติดต่อสำหรับขั้นตอนต่าง ๆในขณะที่เอกสารมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อคำอธิบายที่สมบูรณ์ของกระบวนการพวกเขาอาจยาวเกินไปหรือใหญ่เกินกว่าที่จะใช้งานได้ทุกวัน

วิธีแก้ปัญหานี้คือการสร้างแผ่นโกงที่อยู่เฉพาะขั้นตอนที่สำคัญที่สุดและให้บริการเป็นการเตือนความจำเมื่อมีการอ่านเอกสารกระบวนการทั้งหมดแล้วแผ่นโกงเหล่านี้ควรเป็นวิธีที่ง่ายในการค้นหาข้อมูลพื้นฐานในแต่ละขั้นตอนอาจเป็นการดีที่จะให้หมายเลขหน้าหรือบทที่ข้อมูลสามารถพบได้ในเอกสารฉบับเต็มเพื่อให้ผู้อ่านมีข้อมูลอ้างอิงหากเขาต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมแผ่นงานดังกล่าวมักจะถูกนำเสนอเป็นแผนภูมิการไหลหรือโครงร่าง