เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บรักษาบันทึกธุรกิจคืออะไร?

บริษัท ขนาดใหญ่และขนาดเล็กมักต้องเผชิญกับความท้าทายในการรักษาระบบการเก็บรักษาบันทึกธุรกิจที่เป็นระเบียบโดยทั่วไปเอกสารทางธุรกิจจะได้รับการรักษาตามข้อ จำกัด ด้านเวลาในท้องถิ่นหรือภูมิภาคที่กำหนดไว้การรู้ข้อกำหนดสำหรับสิ่งที่ต้องรักษาและระยะเวลาที่พิจารณาว่ามีความสำคัญสำหรับการมีระบบบันทึกที่เพียงพอ

ขนาดของธุรกิจมักจะกำหนดความลึกของระบบการเก็บรักษาบันทึกธุรกิจเอกสารทางธุรกิจบางอย่างที่เก็บไว้รวมถึงการยื่นภาษีและไฟล์บุคลากรบันทึกทางการเงินที่ได้รับการดูแลโดยธุรกิจโดยทั่วไปคือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานการซื้อเงินทุนใบเสร็จรับเงินการขายและสินทรัพย์อสังหาริมทรัพย์

ธุรกิจควรตรวจสอบข้อกำหนดการเก็บรักษาบันทึกทางธุรกิจที่ใช้ในเขตอำนาจศาลที่ควบคุมอุตสาหกรรมของธุรกิจข้อกำหนดในสหรัฐอเมริกาสำหรับการเก็บรักษาบันทึกทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับภาษีคือเอกสารทางธุรกิจจะถูกเก็บไว้อย่างน้อยสามปีข้อกำหนดรายได้บางอย่างอาจทำให้บันทึกทางการเงินแม้หลังจากเวลาที่แนะนำหมดอายุ

บันทึกบุคลากรมักจะเก็บรักษาไว้อย่างน้อยสี่ปีบันทึกเหล่านี้และอื่น ๆ จะถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่มีข้อมูลส่วนตัวเกี่ยวกับพนักงานในอดีตและปัจจุบันบันทึกที่สมบูรณ์ของเมื่อมีการยื่นภาษีเงินเดือนและชำระเงินจะได้รับการเก็บรักษาไว้

ในกรณีส่วนใหญ่บันทึกทางการเงินจะถูกเก็บไว้อย่างน้อยเจ็ดปีงบจากสถาบันการเงินรายการสินค้าคงคลังและงบกำไรขาดทุนประจำปีเป็นประเภทของเอกสารที่สามารถรวมอยู่ด้วยการเก็บบันทึกทางการเงินที่ดีสามารถลดการเปิดรับธุรกิจสำหรับเรื่องกฎหมายได้

ธุรกิจอาจพบว่าการมีระบบการล้างเพื่อกำจัดเอกสารทางธุรกิจเก่าหรือไม่เกี่ยวข้องนั้นเป็นประโยชน์นโยบายสำหรับระบบการเก็บรักษาบันทึกทางธุรกิจอาจช่วยปรับปรุงกระบวนการและให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติเดียวกันโดยทั่วไปแล้วนี่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการในการเก็บรักษาบันทึกทางธุรกิจที่เพียงพอ

มักจะเป็นความคิดที่ดีที่จะมีพื้นที่เก็บข้อมูลที่เพียงพอหากเอกสารทางธุรกิจถูกเก็บไว้ในสถานที่นอกจากนี้ยังเป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปที่จะเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของบันทึกธุรกิจด้วยวิธีนี้เอกสารที่เกี่ยวข้องยังคงสามารถเข้าถึงได้และธุรกิจสามารถหลีกเลี่ยงการปิดตัวลงในกรณีที่ไฟไหม้หรือภัยพิบัติอื่น ๆ ทำลายเอกสารทางธุรกิจกระดาษ

ธุรกิจส่วนใหญ่อาจเลือกที่จะใช้ บริษัท จัดการบันทึกการจัดเก็บข้อมูลสิ่งนี้มีศักยภาพในการปลดปล่อยเวลาขององค์กรเพื่อมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจมากกว่าการจัดการการเก็บรักษาบันทึกทางธุรกิจข้อกังวลใด ๆ ที่เป็นไปได้เกี่ยวกับการเอาท์ซอร์สระบบการเก็บรักษาบันทึกธุรกิจอาจลดลงโดยทั่วไป บริษัท ที่มีชื่อเสียงจะร่างคุณสมบัติความปลอดภัยและแนวทางปฏิบัติในการบำรุงรักษาเอกสารทางธุรกิจ