เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

การเก็บรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีอะไรมากไปกว่าการตั้งค่าระบบเพื่อสำรองข้อมูลข้อมูลสำคัญภายในสถานที่ทำงานและข่าวดีก็คือว่าส่วนใหญ่สามารถทำได้โดยอัตโนมัติภายใต้การตั้งค่าที่เหมาะสมธุรกิจจำนวนมากทำผิดพลาดในการสำรองเอกสารที่มีค่าของพวกเขาไปยังเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องซึ่งสามารถสร้างไฟล์ที่ซ้ำกันได้หลายร้อยหรือหลายพันไฟล์ที่ใช้พื้นที่ว่างและทำให้เซิร์ฟเวอร์ช้าลงในที่สุดสามารถพูดได้เช่นเดียวกันสำหรับการสำรองข้อมูลแบบดั้งเดิมเช่นเอกสารและดิสก์ขนาดกะทัดรัด mdash; มันไม่มีเหตุผลที่จะเก็บสำรองซ้ำ ๆ เมื่อมีการใช้ระบบเก็บรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีโดยปกติแล้วมืออาชีพที่มีประสบการณ์ด้านเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตจะต้องตั้งค่าระบบดังกล่าวและเนื่องจากการสำรองข้อมูลออนไลน์เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจการเก็บรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ข้อมูลควรได้รับการปกป้องตลอดไป

ก่อนที่จะใช้โปรแกรมการเก็บรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ใช้ที่จะพิจารณาสิ่งที่ต้องจัดเก็บในหลายสถานที่ตัวอย่างเช่นไฟล์ธุรกิจที่พนักงานหลายคนเข้าถึงได้ตลอดทั้งวันควรบันทึกไว้ในแต่ละระบบคอมพิวเตอร์แต่ละระบบ แต่ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเก่าหรือข้อมูลภาษีควรถูกซ่อนไว้อย่างปลอดภัยในคอมพิวเตอร์เมนเฟรมเนื่องจากไฟล์ประเภทนี้ไม่ค่อยจำเป็นฟังก์ชั่นที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของโปรแกรมการเก็บรักษาบันทึกอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการล้างไฟล์ที่ไม่จำเป็นหลังจากระยะเวลาหนึ่งเพื่อให้เครือข่ายโดยรวมไม่ยุ่งเหยิงที่สุดเท่าที่จะทำได้งานเหล่านี้ไม่เพียงช่วยปรับปรุงความเร็วที่สามารถแจกจ่ายข้อมูลได้ตลอดที่ทำงาน แต่ยังกำหนดมาตรฐานสำหรับพนักงานแต่ละคนที่จะปฏิบัติตามเมื่อต้องรับมือกับข้อมูล บริษัท

อีกแง่มุมที่สำคัญของการเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์การสำรองข้อมูลที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาปกติและงานนี้สามารถตั้งค่าให้ทำงานทุกสัปดาห์รายวันหรือแม้กระทั่งในนาทีที่จำเป็นนอกเหนือจากการวางไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางแล้ว บริษัท หลายแห่งยังใช้การสำรองข้อมูลไปยังไดรฟ์ภายนอกไดรฟ์ระยะไกลหรือดิสก์ขนาดกะทัดรัด (ซีดี) เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีอยู่ในสถานที่อิสระสองแห่งในขณะที่หลาย ๆ คนกระบวนการนี้ดูเหมือนจะไม่จำเป็น แต่การโอเวอร์โหลดภายในวงจรไฟฟ้าสามารถลบฮาร์ดไดรฟ์ทุกตัวภายใน บริษัท ได้อย่างมีประสิทธิภาพการสำรองข้อมูลออนไลน์ได้รับความนิยมโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากข้อมูลถูกเก็บไว้ภายในภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ที่แตกต่างกัน mdash; ดังนั้นแม้ว่าเหตุการณ์หายนะเช่นพายุเฮอริเคนหรือพายุทอร์นาโดทำลายฮาร์ดแวร์ทุกชิ้นข้อมูลของ บริษัท จะยังคงปลอดภัยการเก็บรักษาบันทึกคือการตรวจสอบทางร่างกายว่าการสำรองข้อมูลในความเป็นจริงเกิดขึ้นเพราะสิ่งที่ง่ายเหมือนสายอีเธอร์เน็ตที่เสียหายสามารถป้องกันไม่ให้ข้อมูลได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องธุรกิจจำนวนมากคิดผิดว่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัตินั้นมีภูมิคุ้มกันจากอุบัติเหตุ แต่นั่นไม่ใช่กรณีบุคคลควรตรวจสอบว่าข้อมูลได้รับการสำรองอย่างถูกต้องอย่างน้อยเดือนละครั้งหรือเมื่อใดก็ตามที่มีการใช้ไฟล์หรือโปรแกรมใหม่