เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บบันทึกเงินเดือนคืออะไร?

ข้อกำหนดการเก็บรักษาบันทึกเงินเดือนแตกต่างกันอย่างมากจากเขตอำนาจศาลหนึ่งไปยังอีกเขตหนึ่งดังนั้นเจ้าของธุรกิจควรคุ้นเคยกับกฎหมายในพื้นที่ของตนเอกสารบางส่วนที่อาจต้องเก็บภาษีเงินเดือนที่เกี่ยวข้องผลประโยชน์ของพนักงานและบันทึกจำนวนชั่วโมงทำงานพวกเขาควรพิจารณาเก็บสำเนาทั้งดิจิตอลและกระดาษของบันทึกเงินเดือนหากเป็นไปได้เอกสารกระดาษควรเก็บไว้ในตู้ป้องกันไฟเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาได้รับความเสียหาย

เป็นความคิดที่ดีที่จะค้นหาว่าอาจต้องเก็บบันทึกเงินเดือนนานเท่าใดสิ่งนี้สามารถแตกต่างกันไปจากประเทศหนึ่งไปยังอีกประเทศหนึ่งและมักจะอยู่ภายใต้การควบคุมโดยหน่วยงานรายได้ในท้องถิ่นตามกฎแล้วบันทึกส่วนใหญ่จะต้องเก็บรักษาไว้ที่ใดก็ได้จากสี่ถึงสิบปีหลังจากการทำธุรกรรมเกิดขึ้น

เจ้าของธุรกิจควรกำหนดว่าจะต้องเก็บบันทึกการจ่ายเงินเดือนที่เฉพาะเจาะจงเอกสารสำคัญบางฉบับอาจรวมถึงเอกสารที่พิสูจน์ว่าภาษีบางอย่างถูกระงับจากค่าจ้างพนักงานบุคคลอาจจำเป็นต้องเก็บบันทึกที่แสดงว่าเขาได้รับเงินเท่าไหร่และจำนวนชั่วโมงทำงานการปฏิบัติเก็บบันทึกเงินเดือนนี้สามารถช่วยพิสูจน์พนักงานได้รับค่าจ้างขั้นต่ำในท้องถิ่นอย่างน้อยถ้ามีอยู่นอกจากนี้ยังสามารถช่วยสร้างการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานเด็กหากมี

ตัวเลือกการเก็บรักษาบันทึกเงินเดือนอื่น ๆ อาจรวมถึงค่าจ้างล่วงเวลาผลประโยชน์ของพนักงานค่าจ้างวันหยุดหรือค่าจ้างป่วยหากธุรกิจมีส่วนร่วมในกองทุนเพื่อการเกษียณอายุหรือจ่ายส่วนหนึ่งของเบี้ยประกันของพนักงานเอกสารเกี่ยวกับเรื่องนี้ควรได้รับการบันทึกหากพนักงานได้รับค่าคอมมิชชั่นผู้บังคับบัญชาอาจจำเป็นต้องเก็บรายงานการขายของ บริษัท ไว้เช่นกัน

ควรเก็บสำเนาบันทึกทั้งดิจิตอลและกระดาษไว้นี่คือเพื่อให้มีไฟล์สำรองในเหตุการณ์หนึ่งชุดของบันทึกถูกทำลายควรเก็บบันทึกดิจิตอลไว้ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่ถอดออกได้เช่นฮาร์ดไดรฟ์สำรองแผ่นดิสก์หรือแฟลชไดรฟ์นอกเหนือจากการมีฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์สำเนากระดาษควรถูกล็อคในตู้ไฟที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ที่ไม่ได้มีแนวโน้มที่จะเกิดน้ำท่วมเนื่องจากจะช่วยให้มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารเหล่านี้

การเก็บบันทึกเงินเดือนอาจเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานปกติของธุรกิจใด ๆการทำเช่นนั้นเป็นเรื่องง่ายหากงานได้รับการติดตามเป็นประจำการประหยัดเอกสารในรูปแบบที่เป็นระเบียบและในระยะเวลาที่กำหนดสามารถช่วยผู้จัดการด้วยความเสียใจอย่างมากในกรณีที่มีการตรวจสอบหรือขายธุรกิจ