เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามใบสั่งซื้อคืออะไร?

มันเป็นเรื่องยากที่จะควบคุมสินค้าคงคลังรวมถึงค่าใช้จ่ายผลิตภัณฑ์โดยไม่มีระบบติดตามคำสั่งซื้อที่ดีใบสั่งซื้ออาจได้รับการส่งส่งแฟกซ์ส่งอีเมลหรือเรียกเพียงกับผู้ขายมีคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์โดยปกติระหว่างธุรกิจรวมถึงแบบฟอร์มการใช้งานแบบครั้งเดียวเช่นที่ใช้ในร้านค้าปลีกธุรกิจบางแห่งใช้ใบสั่งซื้อแบบผ้าห่มเพื่อติดตามการซื้อสำหรับผลิตภัณฑ์บางประเภทระบบติดตามใบสั่งซื้อโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบควรได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ข้อมูลมากที่สุดแก่ บริษัท ในการตัดสินใจซื้อที่ดี

ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารเชิงพาณิชย์ที่ บริษัท จัดซื้อส่งไปยัง บริษัท ขายที่ระบุผลิตภัณฑ์ปริมาณและราคาเป็นข้อตกลงและข้อเสนอทางกฎหมายในการซื้อผลิตภัณฑ์และ/หรือบริการการติดตามใบสั่งซื้อเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการควบคุมภายในของ บริษัท

แบบฟอร์มใบสั่งซื้อควรแสดงวันที่สั่งซื้อและวันที่ที่จำเป็นวิธีการจัดส่งและชื่อและที่อยู่ของผู้ขายจะต้องมีผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละรายการและราคารวมควรรวมภาษีการขายหากมีแบบฟอร์มใบสั่งซื้อแบบอิเล็กทรอนิกส์ในบาง บริษัท อาจเชื่อมโยงกับสินค้าคงคลังเพื่อรักษาสมดุลของผลิตภัณฑ์ในมือ

ก่อนอื่น บริษัท ต้องรู้สิ่งที่ได้รับคำสั่งการขาดข้อมูลนี้อาจทำให้ บริษัท ต้องจบลงด้วยสินค้าคงคลังน้อยเกินไปและไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือสินค้าคงคลังได้มากเกินไปซึ่งทำให้พื้นที่และลดกระแสเงินสดระบบการติดตามคำสั่งซื้อที่ดีจะช่วยให้ บริษัท สามารถดูสิ่งที่ได้รับคำสั่งซื้อและติดตามสถานะของคำสั่งซื้อทันที บริษัท ที่ใช้ระบบติดตามใบสั่งซื้อยังลดความเป็นไปได้ของการฉ้อโกงของพนักงานตัวอย่างเช่นมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีหมายเลขที่กำหนดล่วงหน้าสำหรับแต่ละใบสั่งซื้อสิ่งนี้จะช่วยลดความเป็นไปได้ของพนักงานที่สั่งซื้อสินค้าจากผู้ขายและใช้ผลิตภัณฑ์เพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว

บ่อยครั้งที่ บริษัท จะใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการสร้างและติดตามคำสั่งซื้อด้วยวิธีนี้ บริษัท สามารถรักษาแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์ที่สามารถจัดเรียงตามผู้ขายผลิตภัณฑ์และราคานอกจากนี้ระบบจะสร้างฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บรายการสินค้าคงคลังและอัปเดตรายการนั้นอย่างต่อเนื่องมีซอฟต์แวร์ที่จะสร้างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อติดตามคำสั่งซื้อที่โดดเด่นและเสร็จสมบูรณ์และแม้กระทั่งวิเคราะห์แนวโน้มการซื้อเพื่อช่วยในการเจรจาราคากับผู้ขาย

ระบบติดตามใบสั่งซื้อรวมศูนย์การจัดซื้อซึ่งหลีกเลี่ยงการทำซ้ำระบบอิเล็กทรอนิกส์จะให้ฐานข้อมูลผู้ขายและอนุญาตให้มีการสั่งซื้อสินค้าเพื่อกำจัดเอกสารส่วนเกินการจัดการใบสั่งซื้อช่วยให้ บริษัท สามารถควบคุมการซื้อและ จำกัด ความเป็นไปได้ของการโจรกรรม