การฝากข้อความเสียงอาจทำให้ผู้ที่รู้สึกอึดอัดใจคุยกับเครื่องจักร ในการตั้งค่าธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งหนึ่งอาจรู้สึกผูกพันที่จะพูดวิธีการบางอย่างหรือละเว้นจากการพูดคำบาง โชคดีที่มารยาทในการฝากข้อความเสียงค่อนข้างคล้ายกับการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบอื่น ๆ และตราบใดที่ผู้ที่ออกจากข้อความเสียงพูดอย่างชัดเจนและทิ้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกไว้มารยาทในการฝากข้อความเสียงส่วนใหญ่ หนึ่งควรจำไว้ว่าสั้นกระชับถูกต้องและพูดดีเมื่อออกจากข้อความทางธุรกิจและเมื่อออกจากข้อความชั่วคราวหนึ่งควรแน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามมารยาทของข้อความเสียงและสั้นและชัดเจน
เมื่อออกจากข้อความเป้าหมายหลักคือการถ่ายทอดคำอธิบายสั้น ๆ ว่าใครเป็นผู้โทรและสถานที่ที่ผู้โทรสามารถเข้าถึงได้ในอนาคต ผู้ที่รับข้อความเสียงไม่สามารถรับข้อมูลนี้ได้หากผู้โทรพูดไม่ชัดเจน หนึ่งไม่ควรรีบผ่านข้อความ; เขาหรือเธอควรพูดอย่างชัดเจนและให้ข้อมูลพื้นฐานเท่านั้นที่ผู้ที่รับสายต้องการเพื่อกลับไปที่ผู้โทร ทิ้งหมายเลขโทรศัพท์ไว้ในการบันทึกและให้แน่ใจว่าได้แจ้งให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้ที่รับสายสามารถเข้าใจได้
ในการติดต่อทางธุรกิจมารยาทในการฝากข้อความเสียงจะบอกว่าผู้โทรไม่สบายเกินไปกับผู้ที่รับสาย ผู้โทรควรนึกถึงวอยซ์เมลเป็นปฏิสัมพันธ์กับบุคคลจริง เขาควรคิดว่าเขาหรือเธอจะโต้ตอบกับคนที่รับสายได้อย่างไรถ้าเป็นการเผชิญหน้าแบบตัวต่อตัวและพูดตามนั้น ควรหลีกเลี่ยงคำแสลงการสาปแช่งและการคุ้นเคยที่มากเกินไปแม้ว่านี่จะไม่ได้หมายความว่าผู้โทรจะต้องเย็นชาและแยกตัว ทุกคนที่ได้รับข้อความเสียงจะตอบสนองเชิงบวกต่อเสียงที่สดใสมากกว่าเสียงที่เย็นหรือโกรธดังนั้นจงสดใส แต่สุภาพ
ในการติดตามมารยาทการฝากข้อความเสียงคุณควรหลีกเลี่ยงข้อความเสียงที่มีความยาวและมีรายละเอียดมากเกินไป วอยซ์เมลนั้นไม่ใช่ฟอรัมที่เหมาะสมในการขยายในหัวข้อที่ต้องการสนทนา แต่เป็นวิธีการสื่อสารกับบุคคลอื่นที่จำเป็นต้องใช้การสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือทางโทรศัพท์ ความกะทัดรัดสามารถปรับปรุงความสัมพันธ์ทางธุรกิจได้มากกว่าขัดขวางและไม่ควรคาดหวังการตอบสนองทันทีจากบุคคลที่ถูกเรียก แนวคิดของวอยซ์เมลคือการฝากข้อความไม่ใช่เริ่มหรือดำเนินการสนทนาต่อ
