ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจทำงานโดยตรงภายใต้ผู้ดูแลระบบอาวุโสหนึ่งคนหรือเธออาจทำงานเป็นผู้ช่วยให้กับทีมผู้ดูแลระบบ ตำแหน่งนี้มีอยู่ในหลายสาขาและอุตสาหกรรมตั้งแต่การทหารไปจนถึงการออกแบบสถาปัตยกรรม ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้บริหารมักจะรวมถึงหน้าที่ธุรการ แต่อาจเกี่ยวข้องกับงานพิเศษเพิ่มเติมในอุตสาหกรรมบางประเภท
การใช้เวลากับคอมพิวเตอร์เป็นจำนวนมากมักเป็นส่วนหนึ่งของงานผู้ช่วยธุรการ มีแนวโน้มว่าเธอจะพิมพ์เยอะมาก เอกสารที่เธออาจพิมพ์อาจรวมถึงรายงานหรือจดหมายโต้ตอบจากผู้ดูแลระบบอาวุโสไปยังบุคคลที่สาม บางครั้งเธออาจพิมพ์จากแบบร่างหรือบันทึกที่ให้ไว้กับเธอ ในบางครั้งเธออาจจำเป็นต้องเขียนเนื้อหาด้วยตัวเอง
ความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจรวมถึงงานแก้ไขที่ผู้อื่นทำ ผู้บริหารระดับสูงบางรายต้องการให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหารของพวกเขาอ่านเอกสารและรายงานที่เขียนโดยพนักงานคนอื่น ๆ อาจจำเป็นต้องให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหารเน้นข้อผิดพลาดหรือพื้นที่ที่ภาษามีเทคนิคเกินไปสำหรับผู้ชมทั่วไป
การตอบคำขอการสอบถามและการร้องเรียนอาจอยู่ในรายชื่อผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ ผู้บริหารระดับสูงมักจะยุ่งเกินกว่าที่จะสื่อสารกับทุกคนที่ต้องการความสนใจ โดยทั่วไปผู้ช่วยของพวกเขาจะช่วยแบ่งเบาภาระเหล่านี้โดยการตอบกลับอีเมลคัดกรองการโทรและอ่านอีเมล
การกำหนดเวลาเป็นอีกภารกิจหนึ่งที่มอบหมายให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ผู้ดูแลระบบอาวุโสหลายคนพึ่งพาผู้ช่วยของพวกเขาในการจัดระเบียบ ผู้ช่วยมักเป็นผู้กำหนดการนัดหมายและสัมภาษณ์ แม้ว่าผู้ดูแลระบบอาวุโสจะเป็นหัวหน้าของเธอ แต่ผู้ช่วยอาจต้องแนะนำอย่างยิ่งให้ทำกิจกรรมบางอย่างในเวลาที่กำหนดหรือเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงวันหลัง
เนื่องจากผู้ดูแลระบบอาวุโสไม่สามารถอยู่ได้ทุกที่ที่เธอต้องการความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจรวมถึงการทำหน้าที่เป็นตัวแทน เป็นเรื่องปกติที่ผู้ช่วยฝ่ายธุรการจะต้องเข้าร่วมการประชุมและสรุปผู้ดูแลระบบอาวุโสในภายหลัง ผู้ช่วยอาจต้องพบลูกค้าหรือพันธมิตรทางธุรกิจ เธออาจได้รับอำนาจในการตัดสินใจบางอย่างในนามของหัวหน้าของเธอหรือเธออาจเพียงแค่ต้องถ่ายทอดไฮไลท์ของการอภิปราย
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจพบว่าเธอต้องทำวิจัยเป็นจำนวนมาก นี่อาจเป็นหน้าที่ปกติของเธอหรือการร้องขอเป็นครั้งคราว ผู้บริหารระดับสูงมักรับผิดชอบรายงานโครงการและข้อเสนอต่าง ๆ ที่ต้องทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด อาจเป็นไปไม่ได้ที่พวกเขาจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการและเพื่อประกอบเนื้อหาที่ต้องการ
ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้บริหารอื่น ๆ อาจดูเหมือนเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามน้อย เมื่อมีการประชุมคณะกรรมการผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจต้องจัดอาหารกลางวัน เธออาจถูกขอให้ทำหรือนำกาแฟเมื่อจำเป็น งานต่างๆเช่นไปที่ที่ทำการไปรษณีย์การลงนามในการจัดส่งและอาจมอบหมายงานให้ยื่นด้วย
