วิธีการจัดระเบียบเอกสารที่แตกต่างกันคืออะไร?

การจัดระเบียบเอกสารเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินงานบ้านหรือที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพเอกสารสำคัญสามารถกลายเป็นภาระเมื่อไม่ได้จัดเก็บอย่างเหมาะสมดังนั้นการใช้วิธีหนึ่งในหลายวิธีขององค์กรสามารถช่วยให้ระบบการยื่นเอกสารทำงานได้อย่างราบรื่นระบบจัดเก็บกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์เป็นสองวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดภายในแต่ละครั้งมีโอกาสมากมายในการจัดระเบียบตามมาตรฐานตัวอักษรหรือโดยความสำคัญนอกจากนี้ยังมีกฎบางประการเกี่ยวกับการกำจัดเอกสารที่ช่วยให้ระบบองค์กรไฟล์ใด ๆ อยู่ในระดับที่จัดการได้

วิธีการแบบดั้งเดิมที่สุดสำหรับการจัดระเบียบเอกสารคือการใช้โฟลเดอร์จริงและตู้เก็บเอกสารระบบการจัดการเอกสารนี้ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสารและเอกสารจำนวนมากได้โฟลเดอร์กระดาษแข็งหนาเต็มไปด้วยเอกสารแล้ววางไว้ในตู้เก็บเอกสารตู้เก็บเอกสารส่วนใหญ่อนุญาตให้โฟลเดอร์แขวนจากชุดของรางโลหะเพื่อการเคลื่อนไหวที่รวดเร็วและการปรับโครงสร้างองค์กร

โซลูชันที่ทันสมัยกว่าในการรักษาความปลอดภัยของเอกสารและพร้อมใช้งานอย่างต่อเนื่องคือการใช้คอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะใช้เอกสารที่ใช้ในการสแกนและบันทึกออนไลน์หรือการจัดระเบียบซอฟต์แวร์สิ่งนี้จะช่วยลดความยุ่งเหยิงเอกสารการจัดระเบียบทางอิเล็กทรอนิกส์วางเอกสารที่สำคัญแบบดิจิตอลทั้งออนไลน์หรือบนฮาร์ดไดรฟ์เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วในเวลาต่อมาสิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บไฟล์กระดาษซึ่งสามารถใช้พื้นที่ได้มากในบ้านหรือที่ทำงานใด ๆ

ไม่ว่าเอกสารจะถูกจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์หรือในรูปแบบทางกายภาพมีวิธีการที่แตกต่างกันสองสามวิธีที่สามารถป้องกันไม่ให้ไฟล์กลายเป็นความสับสนการเรียงลำดับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และทางกายภาพเป็นวิธีที่ง่ายในการจัดระเบียบเอกสารที่ทำให้พวกเขาสามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็วการจัดระเบียบไฟล์ตามหมวดหมู่ก็มีประโยชน์เช่นกันเนื่องจากการแบ่งโฟลเดอร์ดิจิตอลและกระดาษออกเป็นรถยนต์บ้านภาษีและหมวดหมู่ธุรกิจต่างๆจะเพิ่มประสิทธิภาพอีกวิธีหนึ่งคือการแบ่งไฟล์ทางกายภาพโดยความสำคัญดังนั้นหากเอกสารจำเป็นต้องถูกลบออกในกรณีฉุกเฉินชิ้นส่วนที่จำเป็นที่สุดจะพร้อมใช้งานอย่างรวดเร็ว

การทิ้งไฟล์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดระเบียบเอกสารเพราะมันเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และฟิสิคัลคอลเลกชันจากการใช้พื้นที่มากเกินไปกฎทั่วไปคือเอกสารภาษีทั้งหมดควรถูกเก็บไว้อย่างน้อยสามปีถือเอกสารภาษีที่ซับซ้อนเช่นข้อมูลการตรวจสอบและเอกสารประกอบตัวเองเป็นเวลาหกปีอย่างไรก็ตามรายการอื่น ๆ ควรถูกเก็บไว้ตลอดไปเช่นบัตรประกันสังคมสูติบัตรและใบรับรองการแต่งงาน