วิธีการจัดระเบียบเอกสารที่แตกต่างกันคืออะไร?

มีหลายวิธีในการจัดระเบียบเอกสารขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่พยายามจัดการตัวอย่างเช่นบางคนอาจต้องการความช่วยเหลือในการจัดการกับจดหมายและเอกสารเบ็ดเตล็ดที่หาทางเข้าไปในบ้านของพวกเขาในแต่ละวันคนอื่น ๆ มีโฮมออฟฟิศที่ไม่เป็นระเบียบมีการผสมผสานระหว่างเอกสารสำคัญและความยุ่งเหยิงที่ไม่จำเป็นบุคคลอื่นอาจมีเอกสารของพวกเขาจัดระเบียบอย่างเรียบร้อย แต่เพียงแค่ขาดพื้นที่เก็บข้อมูลเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาออกไปให้พ้นทางมีวิธีแก้ปัญหาที่ใช้งานได้จริงสำหรับปัญหาเหล่านี้แต่ละประเภทหลายคนพบว่าตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการผสมผสานระหว่างการเรียงลำดับการล้างการยื่นและการจัดเก็บ

ผู้เชี่ยวชาญขององค์กรมักจะมีกฎบางอย่างสำหรับการจัดระเบียบเอกสารหรือการฝึกฝนกระดาษตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญบางคนแนะนำให้พยายามสัมผัสกระดาษชิ้นหนึ่งให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เมื่อจัดการกับมันหลายคนแนะนำให้เปิด Daily Mail ทันทีจากนั้นตัดสินใจว่าจะทิ้งหรือยื่นมันแทนที่จะใส่ลงในกองเบ็ดเตล็ดที่จะจัดการในภายหลังตั๋วเงินที่จะชำระสามารถจัดระเบียบได้ตามวันที่ครบกำหนดและอาจเป็นประโยชน์ในการใช้ปฏิทินการชำระเงินหรือระบบเตือนความจำเพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้า

การจัดระเบียบเอกสารเป็นประจำทุกวันด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือบางอย่างสามารถช่วยใครบางคนหลีกเลี่ยงการอนุญาตให้สร้างความยุ่งเหยิงรายการที่อาจเป็นประโยชน์ในการจัดการกับเอกสารรวมถึงตะกร้าหรือถาดสำหรับจดหมายที่เข้ามารวมถึงถังขยะและถังขยะรีไซเคิลเพื่อทิ้งเอกสารที่ไม่ต้องการสารยึดเกาะขนาดเล็กหรือผู้จัดงานสามารถมีประโยชน์สำหรับสิ่งที่ผู้คนพกติดตัวไปด้วยกันเป็นประจำตัวอย่างเช่นคนที่ใช้คูปองเมื่อพวกเขาซื้อสินค้าจะได้รับประโยชน์จากผู้จัดงานแบบพกพาที่หีบเพลง

เมื่อพยายามจัดองค์กรโฮมออฟฟิศหลายคนชอบจัดระเบียบเอกสารโดยใช้โฟลเดอร์ไฟล์และตู้หรือกล่องที่มีป้ายกำกับหลังจากกำจัดรายการที่ไม่จำเป็นเอกสารที่ยังคงอยู่ในสำนักงานสามารถจัดเรียงและยื่นตามหมวดหมู่เฉพาะตัวอย่างทั่วไปของสิ่งเหล่านี้รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลบันทึกทางการแพทย์และข้อมูลทางการเงินกระดาษแข็งหรือภาชนะพลาสติกที่แข็งแรงอาจเป็นประโยชน์สำหรับการจัดเก็บเอกสารระยะยาวที่ไม่จำเป็นต้องดูเป็นประจำ

คำใบ้เพิ่มเติมสำหรับการจัดระเบียบเอกสารคือการลดปริมาณกระดาษที่แท้จริงในบ้านเอกสารจำนวนมากสามารถสแกนและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหนึ่งยังสามารถสร้างไฟล์คอมพิวเตอร์สำหรับงบประมาณและบันทึกของครัวเรือนอื่น ๆ ซึ่งจะกำจัดกระดาษส่วนเกินหากจำเป็นสำเนาเอกสารที่ยากสามารถพิมพ์ได้เมื่อจำเป็นมักจะแนะนำให้ใช้กล่องความปลอดภัยส่วนบุคคลหรือมีความปลอดภัยสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่ไม่สามารถถูกแทนที่ได้หรือเป็นทางการ