เครื่องมือการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจประเภทใดคืออะไร?

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจเป็นแนวคิดที่ใช้คำที่เขียนและเลย์เอาต์ภาพเพื่ออธิบายฟังก์ชั่นทั่วไปเมื่อการฝึกฝนได้รับความนิยมมากขึ้นเครื่องมือการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อให้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายคือซอฟต์แวร์การแมปกระบวนการซึ่งสามารถให้ประโยชน์มากมายแก่องค์กรรวมถึงความสามารถในการจัดทำเอกสารกระบวนการที่มีอยู่และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพในการบรรลุเป้าหมายของธุรกิจ

เครื่องมือเหล่านี้ยังสามารถสร้างแบบจำลองกระบวนการได้ซึ่งช่วยให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนแปลงที่เสนออาจส่งผลกระทบต่อกระบวนการที่มีอยู่และฟังก์ชั่นธุรกิจโดยรวมประโยชน์อีกประการหนึ่งของซอฟต์แวร์คือการช่วยให้กระบวนการที่มีอยู่เป็นไปโดยอัตโนมัติและรวมเข้าด้วยกันในหลาย ๆ ด้านของธุรกิจเครื่องมือการทำแผนที่สามารถช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบเช่น ISO 9000 ซึ่งอาจต้องใช้เอกสารของกระบวนการระบบคุณภาพ

ขั้นตอนแรกในการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจมักจะจัดทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่เครื่องมือการแมปกระบวนการทางธุรกิจให้ความสามารถในการสร้างแผนภูมิการไหลและเครื่องมืออื่น ๆ ที่แสดงให้เห็นถึงกระบวนการที่มีอยู่และความสัมพันธ์ของพวกเขาต่อกันเมื่อกระบวนการได้รับการบันทึกไว้พวกเขาสามารถวิเคราะห์และตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้จับกิจกรรมในชีวิตจริงขององค์กรอย่างเพียงพอการทำแผนที่กระบวนการยังช่วยให้ง่ายต่อการระบุความไร้ประสิทธิภาพและพื้นที่สำหรับการปรับปรุงภายในกระบวนการ

ถัดไปธุรกิจอาจสร้างรูปแบบของกระบวนการที่ได้รับการแมปการสร้างแบบจำลองช่วยให้การเปลี่ยนแปลงที่เสนอให้กับระบบจะนำไปใช้ในสถานการณ์สมมุติซึ่งช่วยให้เจ้าของกระบวนการสังเกตผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลงและประเมินว่าจะจัดการกับความไร้ประสิทธิภาพที่พวกเขาอาจระบุได้อย่างมีประสิทธิภาพในขั้นตอนแรกหรือไม่การมีการจำลองกระบวนการช่วยให้การเปลี่ยนแปลงที่เสนอจำนวนมากจะดำเนินการและผลกระทบของพวกเขาที่สังเกตและประเมินผลก่อนที่จะมีการเปลี่ยนแปลงองค์กรจริง

องค์กรยังอาจใช้เครื่องมือการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจเพื่อทำให้ฟังก์ชั่นที่มีอยู่เป็นไปโดยอัตโนมัติเพิ่มประสิทธิภาพและความสม่ำเสมอในแผนกต่างๆซอฟต์แวร์สามารถช่วยระบบของแผนกต่าง ๆ ได้พูดคุยกันและแบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นกระบวนการอัตโนมัติมักจะประหยัดเวลาและเงินและช่วยให้ธุรกิจขนาดใหญ่ใช้กระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่เหมือนกันในทุกพื้นที่ของ บริษัท

ความสม่ำเสมออาจจำเป็นสำหรับองค์กรที่จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบต่าง ๆ เช่น ISO 9000 หน่วยงานกำกับดูแลจำนวนมากกำหนดให้ธุรกิจต้องจัดทำเอกสารกระบวนการและการค้ำประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ บริษัทเครื่องมือเหล่านี้สามารถจัดทำเอกสารที่จำเป็นติดตามการปฏิบัติตามแต่ละบุคคลและระบุพื้นที่ที่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม