โดยทั่วไปซอฟต์แวร์โฆษณาอีเมลประกอบด้วยเครื่องมือหลายอย่างที่ช่วยให้ บริษัท ระบุโอกาสในการขายและกระจายข้อความโฆษณาอิเล็กทรอนิกส์ บางโปรแกรมเหล่านี้มาพร้อมกับแม่แบบที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าเพื่อปรับแต่งการสื่อสาร ซอฟต์แวร์โฆษณาทางอีเมลบางประเภทมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบที่อยู่อีเมลและการจัดการรายชื่อผู้ติดต่อโดยเฉพาะ บางโปรแกรมวิเคราะห์ประสิทธิภาพของแคมเปญอีเมลที่กำลังดำเนินการอยู่ขณะที่บางโปรแกรมพยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าแคมเปญนั้นสอดคล้องกับกฎการป้องกันสแปม
บริษัท หลายแห่งมีความเชี่ยวชาญในการสร้างแพคเกจซอฟต์แวร์โฆษณาอีเมล พวกเขาขายและสนับสนุนพวกเขาเป็นตัวเลือกคุณสมบัติแบบเต็ม แพ็คเกจดำเนินการหลายอย่างรวมถึงการสร้างข้อความอีเมลการจัดเก็บรายการเนื้อหาการยืนยันการจัดส่งและการวิเคราะห์รายงาน การสนับสนุนและการฝึกอบรมมักจะมีให้ในแพ็คเกจเหล่านี้ซึ่งขายบนพื้นฐานการสมัครสมาชิก
ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์โฆษณาทางอีเมลบางรายเป็นเจ้าภาพการฝึกอบรมและสัมมนาด้วยตนเองนอกเหนือจากการฝึกอบรมออนไลน์ที่ให้ บริษัท ต่างๆทราบถึงวิธีการใช้เครื่องมือต่างๆของแพ็คเกจ การส่งอีเมลจำนวนมากหรืออีเมลขยะเป็นหนึ่งในความสามารถที่ซอฟต์แวร์โฆษณาอีเมลสามารถให้ได้ โฆษณาและคูปองแบบข้อความสามารถส่งเป็นกลุ่มด้วยซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลบางรูปแบบ
ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลที่มีรูปแบบทั่วไปบางส่วนเริ่มต้นด้วยพื้นฐาน คุณสมบัติหนึ่งที่เป็นที่นิยมของซอฟต์แวร์ดังกล่าวรวมถึงเครื่องมือในการจัดการกระบวนการในการรับผู้ติดต่อและจัดระเบียบพวกเขาด้วยการใช้แบบฟอร์มบนเว็บ ซอฟต์แวร์สามารถอัปเดตรายชื่ออีเมลเมื่อสมัครและส่งคำขอยกเลิกจะถูกส่งไปยัง บริษัท ผ่านลิงค์ออนไลน์ คำขอเพิ่มและลบเหล่านี้อาจเป็นจดหมายข่าวหรือการส่งเสริมการขายทางอีเมลที่สมาชิกได้รับจากการสมัครสมาชิกกับเว็บไซต์พันธมิตร อาจเป็นคำขอโดยตรงที่เว็บไซต์ของ บริษัท ได้รับหรืออาจตอบอีเมลที่ผู้รับอาจรับรู้ว่าเป็นสแปม
นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลที่พยายามสร้างสแปมโฆษณาแคมเปญของ บริษัท โดยเฉพาะ กล่าวอีกนัยหนึ่งอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ของ บริษัท อาจถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมของโปรแกรมอีเมลของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหลายรายโดยอัตโนมัติ ส่วนหนึ่งของกระบวนการเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบที่อยู่อีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นของจริงและผู้สมัครที่มีศักยภาพจะเริ่มคำขอลงทะเบียนจริง ลิงก์สำหรับยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวหรือโฆษณานั้นจะมีให้ในการสื่อสารแต่ละครั้งเสมอเพื่อให้สมาชิกสามารถยกเลิกได้ตลอดเวลา
เครื่องมืออีกอย่างสำหรับ บริษัท คือความสามารถในการรวบรวมที่อยู่อีเมลที่เป็นไปได้จากฐานข้อมูลเว็บไซต์ภายนอกและเว็บไซต์เครือข่ายสังคม นอกจากข้อความอีเมลยืนยันที่ส่งถึงผู้สมัครสมาชิกแล้วเครื่องมืออื่น ๆ สามารถจัดเรียงและตรวจสอบรายการเพื่อความถูกต้องได้ โปรแกรมสแกนรายการเพื่อหาที่อยู่อีเมลที่ซ้ำกันและลบออก
