ผู้เชี่ยวชาญที่ฝึกการบริหารงานบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในการเห็นว่าพนักงานทุกคนที่อยู่ภายใต้การดูแลของพวกเขาปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมีประสิทธิภาพและปลอดภัย ยกตัวอย่างเช่นในสำนักงานธุรกิจมืออาชีพที่รับผิดชอบในการบริหารงานบุคคลอาจเขียนตารางดำเนินการประเมินพนักงานและรวบรวมและวิเคราะห์สถิติที่สำคัญ ซอฟต์แวร์การจัดการงานบุคคลเป็นหลักคือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใด ๆ ที่ช่วยให้ผู้จัดการติดตามข้อมูลพนักงานที่สำคัญและละเอียดอ่อนในบางครั้งซึ่งอาจช่วยประหยัดเวลาและเงิน ซอฟต์แวร์การบริหารงานบุคคลที่พบมากที่สุดบางประเภทคือโปรแกรมที่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำหนดเวลาพนักงานได้ จัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลการติดต่อและข้อมูลส่วนบุคคล และติดตามงานทักษะการรับรองและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ
ซอฟต์แวร์การจัดการบุคลากรมักแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่นในอุตสาหกรรมการแพทย์หรือการดูแลสุขภาพซอฟต์แวร์ประเภทนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถดูได้ว่าผู้ป่วยคนใดที่พนักงานของพวกเขากำลังทำงานซึ่งมีการกำหนดตารางการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานและหน้าที่การทำงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์การจัดการบุคลากรทางการแพทย์อาจอนุญาตให้ผู้จัดการดูว่าการรักษาใดได้รับการดูแลในระหว่างการเปลี่ยนแปลง
เมื่อผู้จัดการกองยานพาหนะใช้ซอฟต์แวร์การบริหารงานบุคคลในทางกลับกันตามปกติจะติดตามตำแหน่งของยานพาหนะของเขาหรือเธอ ผู้จัดการประเภทนี้อาจใช้ระบบกำหนดตำแหน่งบนโลก (GPS) เพื่อเรียนรู้ว่าพนักงานเดินทางด้วยยานพาหนะของพวกเขาที่ไหน หากผู้ขับขี่สูญหายหรือใช้เส้นทางที่อาจทำให้ล่าช้าหรืออาจส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายเชื้อเพลิงเพิ่มขึ้นผู้จัดการสามารถใช้ซอฟต์แวร์การบริหารงานบุคคลเพื่อติดต่อผู้ขับขี่
ผู้เชี่ยวชาญเช่นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อาจใช้ซอฟต์แวร์การจัดการบุคลากรเพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลพนักงาน พวกเขาอาจใช้โปรแกรมเหล่านี้เพื่อสร้างโปรไฟล์พนักงานหรือบัญชีซึ่งอาจรวมถึงเอกสารเช่นแอปพลิเคชันประวัติย่อจดหมายปะหน้าจดหมายอ้างอิงและใบรับรองผลการศึกษา ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่อติดตามบันทึกของพนักงานเช่นการประชุมข้อร้องเรียนและรางวัล
บุคคลที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการบุคลากรมักจะใช้ซอฟต์แวร์ที่ซื้อและติดตั้งลงในคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายธุรกิจหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้เป็นบริการ เมื่อพวกเขาซื้อและติดตั้งซอฟต์แวร์พวกเขามักจะมีแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ที่รับผิดชอบในการดำเนินการด้านประสิทธิภาพและการอัพเกรดความปลอดภัย ในทางกลับกันผู้เชี่ยวชาญที่ใช้ซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS) มักจ่ายค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกให้กับโฮสต์ซอฟต์แวร์ที่รับผิดชอบการอัปเดตโปรแกรม เมื่อผู้เชี่ยวชาญใช้ซอฟต์แวร์เป็นบริการพวกเขามักจะสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เกือบทุกเครื่องที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
