เงินสดย่อยเป็นเงินจำนวนเล็กน้อยที่ บริษัท จะเก็บไว้ในมือสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่สำคัญ การกระทบยอดเงินสดย่อยเป็นกระบวนการของการดูใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยและจับคู่ผลรวมกลับไปที่จำนวนเงินสดเดิม ขั้นตอนมักจะรวมถึงการตรวจสอบคำขอเงินสดย่อยแต่ละรายการวิเคราะห์การรับเงินที่ใช้จ่ายการปรับสมดุลเงินสดการโพสต์รายการบันทึกประจำวันและเติมเงิน โดยทั่วไปฝ่ายบัญชีจะทำหน้าที่เหล่านี้แม้ว่า บริษัท ขนาดเล็กอาจพึ่งพาเจ้าของหรือเลขานุการ
บริษัท ส่วนใหญ่กำหนดให้พนักงานกรอกเอกสารขนาดเล็กหรือขอเงินสดย่อย สิ่งนี้อาจต้องได้รับการอนุมัติจากฝ่ายจัดการเพื่อหลีกเลี่ยงการให้เงินเพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่ใช่ธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยให้นักบัญชีติดตามผู้ที่มีเงินเงินสดย่อยและติดตามบุคคลเหล่านี้เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานจะไม่ถูกขโมยเงิน คำขอเงินสดย่อยจะกลับไปที่บัญชีพร้อมกับเงินสดที่เหลือและใบเสร็จรับเงินสำหรับการกระทบยอดเงินสดย่อย
นักบัญชีจะต้องวิเคราะห์ใบเสร็จรับเงินอย่างรอบคอบเมื่อผ่านการกระทบยอดเงินสดย่อย สิ่งนี้ช่วยให้นักบัญชีค้นพบว่าเงินถูกใช้ไปอย่างไม่เหมาะสมหรือ บริษัท ไม่ต้องการซื้อสินค้า กระบวนการพื้นฐานสำหรับการกระทบยอดรายรับแต่ละรายการคือการจับคู่คำขอเริ่มต้นสำหรับเงินทุนกับเงินสดและใบเสร็จรับเงินที่เหลือ เมื่อเสร็จแล้วนักบัญชีจะกระทบยอดเงินเงินสดย่อยทั้งหมด
การกระทบยอดเงินสดย่อยเกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นยอดคงเหลือของกล่องเงินสดย่อยและหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดตามใบเสร็จรับเงินที่ส่งคืน ผู้ทำบัญชีสามารถเพิ่มเงินสดในกล่องและเปรียบเทียบสิ่งนี้กับตัวเลขที่คำนวณได้ หากตัวเลขตรงกับการกระทบยอดเงินสดย่อยเสร็จสมบูรณ์ ความแตกต่างอาจต้องการบัญชีเพื่อค้นหาข้อผิดพลาดและค้นพบว่าเงินสดสูงหรือต่ำกว่าตัวเลขที่คำนวณได้ บริษัท อาจไม่เห็นความแตกต่างเหล่านี้เป็นสาระสำคัญทำให้มีการกระทบยอดไม่สมบูรณ์
เมื่อกระบวนการจับคู่ใบเสร็จรับเงินเสร็จสมบูรณ์นักบัญชีจะสร้างรายการบันทึกรายวันเพื่อโพสต์ค่าใช้จ่ายลงในบัญชีแยกประเภทการบัญชี องค์กรขนาดใหญ่อาจโพสต์จำนวนเงินลงในบัญชีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ธุรกิจขนาดเล็กอาจต้องการแยกค่าใช้จ่ายเหล่านี้เพื่อให้พวกเขาไม่มีบัญชีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดจำนวนมาก เมื่อโพสต์แล้วนักบัญชีจะยื่นคำขอเพื่อเติมเงินเงินสดย่อย ซึ่งโดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการส่งคำขอตรวจสอบไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้การขออนุมัติจากเจ้าของหรือผู้จัดการและ cashing เช็คที่ธนาคารของ บริษัท เงินจะเข้าสู่กล่องเงินสดสำหรับใช้ในอนาคต
