เนื่องจากตอนนี้มีการดำเนินธุรกิจมากมายผ่านทางอีเมลการทำความเข้าใจมารยาทอีเมลทางธุรกิจนั้นมีค่ามาก แนวทางบางประการที่ควรคำนึงถึงคือการรู้จักผู้ชมการสื่อสารสั้นและตรงประเด็นและทำให้อีเมลธุรกิจคล้ายกับจดหมายธุรกิจปกติ ภายในแนวทางเหล่านี้สำหรับมารยาทอีเมลธุรกิจมีข้อยกเว้นหลายประการ
หากมีใครตอบแบบสอบถามงานหรือโพสต์ธุรกิจให้แน่ใจว่าเป็นไปได้เมื่อเป็นไปได้ว่าใครสามารถส่งไฟล์แนบ อีเมลธุรกิจที่ตอบสนองต่อโฆษณาสำหรับงานควรเป็นจดหมายปะหน้า โฆษณาส่วนใหญ่จะระบุว่าจะแนบประวัติย่อหรือตัดและวางประวัติย่อ บาง บริษัท จะไม่เปิดไฟล์แนบและจะลบอีเมลพร้อมไฟล์แนบ
เช่นกันเมื่อสิ่งที่แนบมาเป็นที่ยอมรับได้โปรดมั่นใจว่าไม่มีความยาวมากนัก การส่งสิ่งใดเกินกว่า 150k ถือเป็นการละเมิดจรรยาบรรณของอีเมลธุรกิจเป็นอย่างมาก อย่างไรก็ตามโครงการที่คนสองคนกำลังทำงานร่วมกันอาจต้องการกราฟิกหรือไฟล์โครงการที่ใช้พื้นที่มากขึ้นเป็นครั้งคราว เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ร่วมธุรกิจต้องการให้ส่งทางอีเมลหรือไม่ เขาหรือเธออาจต้องการสำเนาแผ่นดิสก์จดหมายหอยทากเพื่อลดระยะเวลาในการโหลดอีเมล
มารยาทอีเมลธุรกิจแนะนำให้ใช้แบบแผนในการพูดกับผู้คน โดยทั่วไปแล้วจะพูดกับคนว่าจะพูดกับคน ๆ นั้นหรือไม่ หากมักจะพูดถึงใครบางคนเป็นมิสเตอร์บราวน์อย่าเริ่มต้นจดหมายโดยใช้ชื่อของมิสเตอร์บราวน์ หากมักจะเรียกนายบราวน์โดยใช้ชื่อแรกของเขามารยาทในการทำธุรกิจจะช่วยให้ที่อยู่ที่เป็นทางการน้อย
ในกรณีที่ใครไม่คุ้นเคยกับสถานภาพสมรสของผู้หญิงมารยาททางอีเมลธุรกิจแนะนำคำว่านางสาวข้อยกเว้นสำหรับเรื่องนี้คืออีเมลถึงแพทย์ ในกรณีนี้ใช้ชื่อทางการของดร.
ให้แน่ใจว่าได้รวมหัวเรื่องเฉพาะเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมล นี่อาจเป็น“ ตอบกลับการโพสต์งาน # 1351 ในรายการของเครก” หรือ“ มาพบกันในสัปดาห์นี้เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับทางเลือกของเรา” ทำให้แน่ใจว่าเรื่องนี้สะท้อนถึงเนื้อหาที่เราตั้งใจจะนำเสนอ
อีเมลธุรกิจไม่จำเป็นต้องมีเครื่องหมายวรรคตอนที่สร้างสรรค์หน้ายิ้มหรือลวดลายอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอีเมลทั่วไประหว่างเพื่อน ควรเป็นตัวย่อของการแชทด้วย ผู้ร่วมธุรกิจที่ใกล้ชิดสองคนอาจรวมไว้ในอีเมล แต่โดยทั่วไปแล้วจะดีกว่า
หากต้องการลดพื้นที่อย่าอ้างวัสดุทั้งหมดที่ส่งโดยบุคคลอื่น ตัดวางและอ้างถึงวัสดุสั้น ๆ เมื่อมีความเกี่ยวข้องเท่านั้น หากวัสดุไม่เกี่ยวข้องให้ลบเนื้อหาที่ยกมาก่อนที่จะตอบกลับข้อความ รักษาเนื้อหาของตัวเองให้สั้นและตรงประเด็น
มารยาทในการใช้อีเมลธุรกิจจำเป็นต้องมีอีกหนึ่งการติดต่อสื่อสารโดยใช้ไวยากรณ์ที่ดีประโยคที่สร้างขึ้นอย่างดีและการสะกดคำที่ถูกต้อง หากใครไม่เข้มแข็งในพื้นที่เหล่านี้การสื่อสารสามารถดูโง่และค่อนข้างทำให้คนฉลาดน้อยลง ตรวจสอบคาถาและไวยากรณ์ตรวจสอบเนื้อหาจากนั้นอ่านซ้ำอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าเหมาะสม หากไวยากรณ์ยังคงมีปัญหาให้พิจารณาหลักสูตรในการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อช่วยปรับปรุงการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
สุดท้ายอย่าเพิ่มผู้ร่วมธุรกิจลงในรายการตลก นี่เป็นการละเมิดมารยาททางธุรกิจที่ชัดเจน หากใครทำงานกับคนที่สนุกกับเรื่องตลกขออีเมลส่วนตัวเพื่อเพิ่มลงในรายการ และอย่าส่งต่อจดหมายลูกโซ่ไปยังผู้ร่วมธุรกิจ หากมีใครได้รับคำเตือนจากไวรัสให้ตรวจสอบเว็บไซต์หลอกลวงทางอินเทอร์เน็ตก่อนที่จะส่งเรื่องนี้ให้กับผู้ร่วมธุรกิจ คำเตือนไวรัสส่วนใหญ่ที่ส่งทางอีเมลเป็นการหลอกลวงและก่อให้เกิดการเตือนภัยที่ไม่จำเป็นหรือใช้พื้นที่ในสิ่งที่ควรเป็นกล่องจดหมายเพื่อธุรกิจ
