ค่าใช้จ่ายหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายทุกประเภทที่ บริษัท เกิดขึ้นเนื่องจากพยายามเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ที่ค้างชำระอย่างมีนัยสำคัญ รวมถึงจำนวนหนี้เสียเองรวมถึงตัวเลขที่น่าจะรวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการติดตามหนี้ ค่าใช้จ่ายหนี้สูญอาจเกี่ยวข้องกับเวลาและทรัพยากรที่ใช้ในการส่งคำบอกกล่าวล่วงหน้าเนื่องจากการคิดค่าธรรมเนียมล่าช้ากับยอดค้างชำระและค่าธรรมเนียมทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับการพยายามรวบรวมหนี้เสียผ่านระบบศาล
ธุรกิจจำนวนมากตระหนักถึงความเป็นไปได้ที่ส่วนหนึ่งของลูกหนี้จะยังคงไม่ถูกเปิดเผย ด้วยเหตุนี้จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ธุรกิจจะรวมส่วนหรือรายการในบันทึกทางบัญชีที่เรียกว่าค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ บ่อยครั้งที่ยอดคงเหลือนี้จะถูกคำนวณเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดคงค้างลูกหนี้รวมสำหรับรอบระยะเวลาที่อ้างถึง ธุรกิจบางแห่งวางบัญชีลูกค้าที่เฉพาะเจาะจงลงในหมวดหมู่นี้โดยอิงจากประวัติการชำระเงินที่ช้าหรือข่าวในชุมชนธุรกิจของปัญหาทางการเงินที่กำลังจะเกิดขึ้นสำหรับลูกค้า การอนุญาตให้มีค่าใช้จ่ายหนี้สูญในระดับหนึ่งจะช่วยลดโอกาสที่ธุรกิจจะพบว่าตัวเองอยู่ในภาวะวิกฤติของกระแสเงินสดและไม่สามารถปฏิบัติตามภาระหนี้ของตนเองได้ในเวลาที่เหมาะสม
การติดตามหนี้เสียมีความสำคัญหลายประการ ขั้นแรกกระบวนการอนุญาตให้ธุรกิจระบุว่าส่วนใดของทรัพยากรที่จะใช้ในการรวบรวมความพยายาม ซึ่งรวมถึงเวลาของบุคลากรค่าใช้จ่ายในการบริหารและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับความพยายามในการรวบรวมทรัพยากรบุคคล เมื่อ บริษัท พบว่ามีการใช้จ่ายเงินจำนวนมากเกินความพยายามที่จะรวบรวมหนี้ที่ไม่ดีเป็นที่ชัดเจนว่าการเปลี่ยนแปลงจะต้องทำในกระบวนการสำหรับการคัดเลือกมูลค่าเครดิตของลูกค้าใหม่เช่นเดียวกับการประเมินสถานะเครดิตเป็นระยะของ ลูกค้าที่มีอยู่
เหตุผลอีกประการหนึ่งในการติดตามค่าใช้จ่ายหนี้เสียนั้นเกี่ยวกับการลดหย่อนภาษี ในบางประเทศหน่วยงานภาษีของรัฐบาลกลางอนุญาตให้ธุรกิจเรียกร้องการหักลดหนี้สูญที่เกิดขึ้นภายในระยะเวลาภาษีที่กำหนด การลดหย่อนภาษีนี้มักจะอยู่ในรูปของร้อยละของหนี้เสียหรือจำนวนเงินสูงสุดที่อนุญาตแล้วแต่จำนวนใดจะน้อยกว่า ตัวเลขอาจเพียงพอที่จะช่วยลดภาระภาษีโดยรวมของ บริษัท ซึ่งเป็นมาตรการที่ช่วยชดเชยความสูญเสียที่เกิดขึ้นกับ บริษัท ได้มากขึ้นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์
โดยทั่วไป บริษัท จะช้าในการประกาศยอดค้างชำระในบัญชีลูกค้าเป็นหนี้เสีย เป้าหมายคือการทำงานกับลูกค้าที่มีปัญหากระแสเงินสดและจัดการการชำระเงินซึ่งจะส่งผลให้การชำระบัญชีเสร็จสมบูรณ์ในที่สุด เมื่อความพยายามที่สมเหตุสมผลทั้งหมดในการจัดการกระบวนการนี้ล้มเหลวยอดคงเหลือดั้งเดิมการลงโทษและดอกเบี้ยใด ๆ ที่ใช้กับยอดคงเหลือนั้นและค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่สามารถระบุได้ที่เกี่ยวข้องกับความพยายามในการติดตามหนี้สามารถนับรวมเป็น
