จดหมายไล่ออกเป็นเอกสารที่พนักงานได้รับจากนายจ้างของเธอ มันแจ้งพนักงานว่าเธอกำลังถูกยกเลิกและควรระบุเหตุผลว่าทำไม อาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ก่อนหน้าซึ่งมีส่วนทำให้การตัดสินใจนี้ หากมีโอกาสสำหรับพนักงานที่จะอุทธรณ์การเลิกจ้างของเธอควรจะมีการสื่อสารนี้
นายจ้างมักออกจดหมายไล่ออกเป็นทางการเพื่อช่วย จำกัด การกล่าวอ้างว่าพนักงานถูกยกเลิกอย่างไม่เป็นธรรม เพื่อให้มีประสิทธิภาพในบทบาทนี้จดหมายเลิกจ้างที่เป็นลายลักษณ์อักษรมักจะไปไกลกว่าการแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าระยะเวลาการจ้างงานของเธอสิ้นสุดลง ควรสื่อสารข้อมูลที่สำคัญอื่น ๆ
จดหมายไล่ออกควรแจ้งให้บุคคลทราบทันทีว่าเหตุใดการจ้างงานของเธอจึงสิ้นสุดลง หากมีคนถูกไล่ออกเพราะสูบบุหรี่นอกเขตที่กำหนดไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่คือเหตุผล นอกเหนือจากการกระทำของพนักงานแล้วนักเขียนหลายคนจะระบุนโยบายที่ละเมิดและจะแจ้งให้ผู้รับทราบว่าเธอสามารถตรวจสอบนโยบายนี้ได้หากเธอเลือก ตัวอย่างเช่นจดหมายไล่ออกอาจกล่าวว่า“ การตัดสินใจนี้ทำขึ้นตามนโยบายที่ล่าช้าของ บริษัท ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบได้ในหน้า 11 ของคู่มือพนักงาน”
เมื่อใดก็ตามที่นายจ้างสามารถออกเอกสารนี้ได้จะถูกกำหนดโดยนโยบายของ บริษัท ดังนั้นจึงอาจแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะได้รับจดหมายไล่ออกหลังจากได้รับการลงโทษทางวินัยอื่นแล้ว อย่างไรก็ตามอาจมีบางกรณีที่การกระทำของบุคคลรับประกันการเลิกจ้างทันที
หากมีการดำเนินการอื่น ๆ เป็นเรื่องปกติที่สิ่งเหล่านี้จะได้รับการลงรายละเอียด ภายในเนื้อความของจดหมายเลิกจ้างผู้เขียนมีแนวโน้มที่จะระบุวันที่และประเภทของวินัยที่ใช้ สาเหตุที่ทำให้การกระทำเหล่านี้มีแนวโน้มว่าจะมีการระบุไว้โดยเฉพาะ หากพนักงานทำสัญญาข้อตกลงหรือยอมรับว่างานของเธอตกอยู่ในอันตรายหากเธอทำอะไรบางอย่างในอนาคตเธอน่าจะได้รับการเตือนเรื่องนี้
ในบางกรณีการบอกเลิกการสื่อสารในจดหมายเลิกจ้างไม่สมบูรณ์และเด็ดขาด อาจมีโอกาสที่ผู้รับจะอุทธรณ์ได้ ถ้าเป็นเช่นนั้นควรมีการสื่อสารลักษณะและกรอบเวลาที่จะทำ เพื่อความเป็นมืออาชีพและเพื่อหลีกเลี่ยงเอกสารที่ถูกเข้าใจผิดว่าเป็นการเล่นตลกมันเป็นการดีที่สุดถ้าพิมพ์ด้วยหัวจดหมายของ บริษัท และมีชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่เขียนมัน
